Ta vara på möjligheterna hos nya ISO 9001
Förra hösten kom den nya och fullständigt reviderade utgåvan av ISO 9001 ut. Sedan dess har det skrivits och diskuterats en hel del om dess innehåll och innebörd. Förändringarna öppnar upp en hel del spännande och viktiga möjligheter. Kraven på ledningens engagemang och åtaganden är tydliga och välformulerade. Kravet på riskhantering skapar intressanta möjligheter att vända kvalitetsarbetet i en betydligt mer proaktiv riktning. Ökad fokus på processorientering pekar på ett område där oerhört mycket finns att göra i form av utveckling och ledning av våra verksamheters tvärfunktionella flöden och processer. Samordningen av standardens struktur gentemot andra ledningssystemsstandarder ger viktiga möjligheter att integrera kvalitet-, miljö- och arbetsmiljöfrågor, något som skulle kunna bygga en intressant plattform för hantering av hållbarhetsfrågor i framtiden. Nu gäller det dock att börja agera och handla om alla dessa nya möjligheter ska få en chans att ge avsedda effekter!
En erfarenhet från tidigare förändringar av standarder är att många organisationer tenderar att vänta allt för länge med att driva igenom förändringsarbetet. Väntar man för länge blir tiden knapp och möjligheter förvandlas till måsten. I värsta fall leder detta till att alla de välgenomtänkta och intressanta uppdateringarna bara resulterar i små ytliga korrigeringar. En ytterligare risk är att många ledningssystem historiskt har fokuserat allt för mycket på certifiering. Grunden för ett bra och välfungerande ledningssystem handlar istället om förståelse för behovet att upprätta, underhålla och ständigt förbättra en välgenomtänkt systematik för allt viktigt arbete som bedrivs inom en verksamhet med avsikt att möta kunders behov och förväntningar.
Att certifiera en verksamhet kan ha positiva effekter på systemets efterlevnad och genomförande av interna revisioner, men samtidigt är externa krav troligen fel drivkrafter för att upprätthålla intresse och motivation. För vissa verksamheter är det givetvis dessutom ett externt kundkrav att upprätthålla ett certifikat. För att bli framgångsrik är det dock helt andra drivkrafter som måste vara i fokus och särskilt nu då en uppdatering ska ske av det egna ledningssystemet eftersom detta arbete inte kommer att tillföra något större värde om det endast drivs utifrån vad som krävs för att behålla verksamhetens certifikat.
Avgörande för ett ledningssystems funktion och utveckling är förbättringsarbete. Ett område som berörs rikligt i standarden, men som i praktiken vanligen hamnat mycket i skymundan. Den viktigaste processen i en verksamhets ledningssystem är i mina ögon organisationens förbättringsprocess. Det är den processen som både skapar möjlighet till utveckling och bidrar till att göra ledningssystemet vitalt och levande. Därför borde ledningssystemet utgå ifrån förbättringsarbetet. Att ta fram och säkra upp ett systematiskt förbättringsarbete är centaralt. Att skapa resultat och framgångar via förbättringar föder dessutom intresse och engagemang. I ett senare inlägg tänker jag återkomma till vad som bör ingå i denna process, men just nu nöjer jag mig med att konstatera att den måste vara den bakomliggande grunden i ett välfungerande ledningssystem. Något som man i den nu föreliggande uppuppdateringen av det egna ledningssystemet borde beakta.
För att komma igång med arbetet krävs en plan. En plan för utveckling av ett ledningssystem för kvalitet måste utgå ifrån behovet. Det handlar om att först förstå vad som är viktigt för kunden och den egna organisationen, finna svårigheter, risker och behov av genomtänkta instruktioner, rutiner och processer i det interna arbetet. En kravspecifikation för det system och de ändringar som önskas ske. Gällande detta finns det inga skäl att vänta. Ju tidigare arbetet kan inledas desto mer hinner man uppnå på den tid som finns till förfogande.