Avsnitt 3 - Rapporterna som blev ett självändamål trots att ingen läser dem
 

Fakta är en viktig grund för att fatta bra beslut. För att få fram fakta behöver man på något sätt mäta sådant som är viktigt för verksamhetens framgång. Mätningar resulterar i massa information som förpackas i rapporter som sänds till de som ska agera och fatta beslut. Detta sker på alla nivåer i en verksamhet och utgör en grund för det reglersystem som är en del av hur vi leder och styr våra verksamheter. Baksidan av att mäta och återrapportera är dock att det kan bli för mycket av det goda. Vi kan hamna i ett informationsöverflöd. Mängden data och mängden rapporter blir så stor att den inte går att överblicka. Det åtgår dessutom väldigt mycket tid både för att ta fram och för att tolka/läsa rapporter. Mängden information kan ibland bli så stor att det blir komplicerat att ta fram den kunskap som finns begravd i den.

Inom detta område finns många olika former av slöseri och ineffektivitet. Det jag tänkte fokusera på nu handlar om rapporter i sig. Idag tas det fram en oerhörd mängd olika rapporter i den genomsnittliga verksamheten. Frågan är bra till vilken nytta. Min erfarenhet att det rapporteras mängder med information helt i onödan. I värsta fall till priset att det som är viktigt drunknar i all denna information. Nyligen var jag involverad i ett arbete i en av landets större koncerner där företagets koncernkontrollerorganisation följde upp ett antal av de ekonomirapporter som togs fram utifrån perspektivet hos de som dessa sändes till. Det skrämmande resultatet var att flera rapporter som regelbundet togs fram, genom mycket stor arbetsinsats på ekonomiavdelningen, inte lästes och användes av någon ute i verksamheten.

Jag hör ofta människor säga att ”det som mäts blir gjort”. Detta är något jag inte tror på. Att få saker gjorda kräver vanligen mycket mer än att de bara mäts. Mer troligt är att ”det som inte mäts inte blir gjort, men för att få saker gjord krävs mer än mätning och rapportering. Viktigt i detta sammanhang är kompetens och avsatta resurser för att analysera, tolka och agera. Utifrån det sist nämnda är ett systematiskt problemlösnings- och förbättringsarbete nödvändigt, dvs en välfungerande förbättringsprocess. Min uppfattning är dessutom att man allt för ofta mäter och rapporterar fel saker, vilket lätt kan resultera i att en verksamhet blir bra på fel saker och förbättrar inte det som egentligen är viktigt. Här krävs det att man verkligen utgår från vad som är viktigt och skapar långsiktig framgång då en verksamhets centrala mått och mål fastställs.

Det finns följaktigen massor att tjäna på att se över vad som mäts och rapporteras. Mängder med tid och energi läggs idag på dåliga och onödiga rapporter. Genom att se över vad som mäts och det rapportflöde som går ut i verksamheten kan mycket vinnas. Vilka rapporter krävs och varför? Vem behöver vilken information för att kunna genomföra och utveckla sitt arbete? Hur ska bra och snabbt överblickbara rapporter utformas? Hur görs informationen lättillgänglig? Och till sist, och egentligen det allra viktigaste, hur ska informationen som tas fram användas i ett effektivt och resultatorienterat förbättringsarbete?