Avsnitt 4 - Sekreterarna som försvann varpå cheferna blev administratörer
 

I detta avsnitt av min sommarföljetong om effektiviteten som vi effektiviserade bort kommer jag att beröra ett problemområde som jag upplever drabbar oss hårt idag. Det handlar om hur vi under lång tid strävar efter att effektivisera våra verksamheter genom att systematiskt rationalisera bort onödigt rutinarbete med avsikt att minska verksamhetens lönekostnader. I praktiken har detta dock mestadels resulterat i att man reducerat antalet anställda genom att eliminera stödjande yrkeskategorier utan att någon egentlig utveckling/förbättring skett av det bakomliggande arbetet. Kortsiktiga positiva effekter har då kunnat uppmätas så som minskade lönekostnader. Ur ett längre perspektiv uppstår dessvärre oftast en mängd negativa effekter vilka sänker verksamhetens totala effektivitet som följd av att andra personer tvingas utföra det aktuella arbetet samtidigt som kvaliteten på kärnverksamhetens utförande påverkats negativt.

Du
När stödjande personal, så som sekreterare, administratörer, samordnare, vaktmästare och en mängd olika rad andra yrkeskategorier lägre ner i hierarkin rationaliseras bort, uppstår alltså en mängd olika effekter. Den primära effekten är att någon annan tvingas utföra dessa arbetesuppgifter. I praktiken handlar det om att högre chefer och specialister måste utföra stora mängder rutinarbete, vilket ofta resulterar i att kostnaden för detta arbete blir högre samtidigt som resultatet lätt blir sämre. Att låta människor som dels har betydligt högre lönekostnader och dels inte är vana/intresserade av att utföra administrativa rutinuppgifter på detta sätt förefaller vara ett stort feltänkande.
Än värre är att då arbetsuppgifter som dessa flyttas över på fel roller så stjäl detta värdefull arbetstid vilket kan leda till att centrala kompetenser kan bli flaskhalsar i kärnverksamheten. Ett exempel är att det finns studier som hävdat att en svensk läkares administrativa sysslor över åren dramatiskt ökat och idag kan utgöra uppemot två tredjedelar av arbetstiden. Detta trots att vi har läkarbrist i landet och att vi tidigare haft en välfungerande lösning med kompetenta läkarsekreterare. En annan effekt av urskiljningslös bortrationalisering av stödjande personalkategorier är att många människor ej får möjlighet att arbeta fullt ut sådana uppgifter som de är utbildade och sporrade att göra, utan tvingas utföra stora mängder arbete som de upplever som ointressant, något som gör att arbetsglädje och motivation blir lidande.
Utöver detta förlorar organisationen i många fall viktiga dolda kompetenser och förmågor som dessa bortrationaliserade personalkategorier stått för. Exempelvis utgjorde sekreterare ofta ett viktigt stöd i vardagen för verksamhetens chefer. De stod för säkerställandet av att mängder med småsaker verkligen blev ihågkomna och rätt utförda. Småsaker som att hålla koll på planering, påminna om kunders personliga preferenser, filtrera bort onödiga telefonsamtal och möten, skriva protokoll och andra dokument, komma ihåg anställdas högtidsdagar, fixa vardagsaktiviteter som ger människor positiva uppleverser etc. Värdet av detta ska inte underskattas och kan i många fall utgöra ett viktigt fundament för ett gott ledarskap. Ett fundament som i dag tyvärr ofta förlorats, vilket negativt påverkat vår förmåga att leda. Att dessutom avlasta chefer och nyckelpersoner rutinarbete som resebokningar, skrivarbete, rutinkontakter med kunder och leverantörer etc torde idag vara än viktigare med tanke på svårigheten att finna anställningsbar kompetens inom allt fler områden. Ett problem som dessutom förutspås bli allt större i framtiden.
Att låta rätt personer utföra olika sysslor kan även starkt bidra till kvaliteten på utförandet. Då överkvalificerad personal utför arbete är ofta intresset och ansvarstagandet lågt vilket lätt sänker kvalitetsnivån. En följd av detta är att de arbetsuppgifter dessa personer egentligen har att göra blir eftersatta både avseende kvalitet och tid. Det är därför i många fall viktigt att behålla stödjande personal som känner yrkesstolthet i de uppgifter de utför och därigenom bidrar till en välfungerande helhet. Effekten av detta ska inte underskattas, enligt min erfarenhet, då detta i många fall handlar om små saker som i många fall har ett mycket stort värde för kunder, medarbetare, leverantörer och andra berörda individer.