Avsnitt 1: Mötena som gjorde att vi inte har tid att jobba

Här kommer första avsnittet i min sommarföljetång om effektiviteten vi effektiviserade bort. Avsikten är att lyfta fram saker från utvecklingen av vårt vardagsarbete som i mina ögon gått över styr och idag på ett okontrollerat sätt slukar resurser i onödan eller skapar brister och fel. Den första företeelsen som jag valt att fokusera på är vår allt för ofta urspårade möteskultur.

Över åren har vi haft en utveckling där allt fler människor tillbringar allt mer tid på möten. Möten har mer eller mindre blivit ett sätt att driva många verksamheter på. Och visst kan bra möten vara oerhört värdefulla, men möten tar också tid. Jag träffar regelbundet människor som hävdar att de tillbringar 70-80 % av sin arbetstid på möten. Kan det vara sunt? Allt för ofta hör jag dessutom människor beklaga sig över ett överflöd av dåliga möten som de måste närvara på samt mängder av möten som bara hålls av slentrian med oklara syften. Dessutom brister ofta saker som förberedelser och planering inför möten, genomförande och ledning av möten samt uppföljning av möten rejält. Och detta är något som idag berör ett mycket stort antal människor i väldigt många verksamheter i alla branscher. Den totala kvalitetsbristkostnaden orsakad av bristfälliga möten och dålig möteskultur torde därför vara gigantisk. Resultatet är inte bara en stor onödig kostnad utan även att vi löpande slösar bort massa tid och energi som annars hade kunna användas till värdeskapande arbete. Själv frågar jag mig om vi verkligen har råd med detta?

Om vi analyserar och strukturerar mötesproblematiken blir den lättare att förstå och förbättra. Vad är det egentligen som går snett? Själv ser jag ett antal områden som brister och behöver angripas. Jag tror att det bästa vi kan göra är att se möten och möteshantering som en viktig och resursintensiv arbetsprocess i en verksamhet som ständigt behöver utvecklas och förbättras. Jag har sett verksamheter framgångsrikt göra detta och tillämpa metodik hämtad från Lean och Sex Sigma för att driva systematiskt förbättringsarbete gällande hur vi verkar genom möten. Med tanke på hur mycket av vår arbetstid som vi sitter på möten anser jag att många fler borde göra så. Låt oss följa mötesproblematiken steg för steg och reflektera övergripande om vad som behöver göras i ett sådant förbättringsarbete. Jag tänker göra detta genom några i mina ögon mycket möteskritiska frågor.

1. Vilka möten ska vi hålla? Den första och kanske allra viktigaste frågan handlar om när vi ska använda möten som arbetsmetodik och när vi inte ska göra det. Min uppfattning är att många av dagens organisationer håller mängder med möten i onödan. När är ett möte ett bra och värdeskapande sätt att föra arbetet vidare och när är ett möte onödigt och skulle bara orsaka slöseri av tid? För att kunna svara på denna fråga måste man se verksamheten utifrån ett helhetsperspektiv. Avgörande är vad som är strategiskt viktigt men också betydelsefullt att förankra och arbeta tillsammans med. En del i detta är att säkerställa att syftet med varje enskilt möte är solklart och att inte genomföra möten vars syfte ej är klarlagda och definierade.
Effektiva mötesstrukturer berör våra ledningsprocesser. Det handlar inte bara om enskilda möten utan om hur möten hänger ihop och skapar en struktur. Att fastställa mötesstrukturer är i mina ögon en central ledningsfråga. I praktiken har detta tyvärr ofta hamnat totalt i skymundan och den övergripande tanken och modellen för mötesstrukturer är svag. Studerar men verksamheter i världsklass så som Toyota och Scania är dock bilden helt annorlunda. Inom många viktiga områden tillämpar de mycket tydliga och väldefinierade mötesstrukturer som genomgående används för att driva både arbetet och dess förbättring framåt med stor tydlighet och energi. Här finns mycket att lära.

2. Vilka personer ska närvara på ett visst möte? För att ett möte ska ge rätt effekter och resultat behöver vissa personer delta. Det är viktigt att rätt mötesdeltagare är med, men det är också ett slöseri då personer i onödan deltar i möten. Detta är något som man behöver arbeta med. Viktigt är att fastställa syftet med varje persons deltagande i ett möte. Hur bidrar denna person till mötets avsedda resultat och tänkta effekter? Vissa gör det genom aktivt deltagande andra genom att närvara och därigenom bli delaktiga samt informerade. Men ett syfte ska finnas. Annars är det ett rent slöseri med tid. Svårt blir det ibland när vissa personer tvingas delta på långa möten med gigantiska agendor trots att de bara berörs av en enstaka punkt på denna agenda. Ett problem som kanske kan lösas genom förändring av mötesstrukturer eller genom mer flexibla mötesprogram.

3. Hur förbereder och planerar vi möten? Hur ofta har vi alla inte kommit till möten och insett att mötet inte är förberett? Agenda saknas. Frågeställningen är oklar. Mötesdeltagarna har inte gjort vad de borde innan mötet. Förarbete till möten är oerhört viktigt om möten ska fungera och ge resultat. Detta ställer krav på att ansvaret för varje möte är tydligt, att rutiner finns för möteshantering och att kompetensen utvecklas gällande detta i organisationen. Exakt vad detta innebär skiljer givetvis stort mellan olika typer av möten men förbättringspotentialen är nog mestadels stor rakt av. Själv tror jag mycket på standardiserade agendor och förfaranden. Något som borde detta vara en del av våra ledningssystem.

3. Hur leder och genomför vi effektiva möten? Det praktiska genomförandet av möten är mycket kritiskt. Möten kan lätt spåra ur. Diskussioner drar iväg i fel riktning. Människor fastnar i detaljer. Tiden går åt för att tala om saker som inte utgör det viktiga. Några få individer tar över diskussionen medan andra inte kommer till tals. Allt detta handlar om mötesteknik och mötesdisciplin. Detta kräver både kompetens hos mötesledaren och tydliga rutiner. Åter kräver olika slags möten skilda förfaranden, varför det kan vara en poäng att också klart definiera olika former av möten så som beslutsmöten, arbetsmöten, informationsmöten etc. Att utforma tydliga regler och rutiner i verksamhetens ledningssystem gällande möteshantering tror jag är en väg. Rutiner som också följs upp och revideras i praktiken.

För att säkerställa effektiviteten i möten krävs utbildning. Både kring den egna möteshanteringsprocessen och kring mötesteknik i stort. Det handlar inte bara om att kompetensutveckla de som förväntas leda möten utan även de som deltar i möten, då möten ofta är en del av vårt sätt att arbeta och verka. Att vara mötesdeltagare innebär ett ansvar, något som jag ofta reflekterat kring då jag ser människor på möten som istället för att aktivt delta sitter och pillar på mobiltelefoner eller läser mail i datorn. Detta handlar i sin tur om bristande och otydligt medarbetarskap.

4. Hur följer vi upp möten och tar vara på det vi uppnått? På möten föds ofta bra idéer och massa beslut fattas. Efter möten ska saker därför olika saker realiseras, genomföras och förverkligas. Allt för ofta sker detta inte med följd att mötet i praktiken blev meningslöst. Detta är ett ytterligare område gällande möteshantering som behöver förbättras. En del av detta handlar om kultur och medarbetarskap, där ansvarstagande och medvetenhet är centralt. En annan del handlar om struktur och tydliga rutiner. Rutiner för hur bra mötesprotokoll tas fram, distribueras och följs upp. Vad som beslutats måste vara tydligt och ansvaret för genomförandet klarlagt. Rutinerna måste också innefatta mötesledarens roll i detta vad gäller ansvar för kommunikation och uppföljning.

För att verkligen få bra effekter och resultat är det mycket viktigt att möten är knutna till verksamheten samt genomförandet och förbättrandet av det dagliga arbetet. Genom att dessutom ge medarbetarna tid, kompetens och metodik att arbeta systematiskt med problemlösning och förbättring i som del av vardagen skapas helt andra möjligheter att uppnå resultat. Det är här som kopplingen till en effektiv och välfungerande förbättringsprocess blir väldigt viktig. Inom detta område finns mycket att lära från Sex Sigma och Lean.
 

Detta var några reflektioner och tankar kring det första vardagsslöseriet i min sommarföljetång. Som ni förhoppningsvis ser finns här massor att vinna. Självklart finns det inget enkelt facit men jag hoppas dessa tankar kan ge lite inspiration. Sedan finns det självklart betydligt mer som kan göras för att utveckla värdeskapande och engagerande möten. Tänka bara vad bättre användning av gruppdynamiska och beteendevetenskapliga metoder, modern informationsteknologi samt agila tekniker skulle kunna tillföra. Till att börja med finns det dock massa lågt hängande frukter som kan plockas snabbt. Vi får inte låta bristande möteshantering sluka vår tid och sänka den effektivitet som vi lyckats skapa på andra sätt. Jag har mött ett antal företag och organisationer som genom enkel tillämpning av tankar från Lean gällande korta effektiva ståmöten med standardiserade agendor som är organiserade i en välgenomtänkt daglig styrning, hävdar att de numera får ut oerhört mycket mer från sina möten trots att de läger avsevärt mindre tid på möten än tidigare. Så mitt tips till dig som läser detta är att se över effektiviteten i din verksamhets möteshantering!