Lär dig vara problemfokuserad istället för lösningsfokuserad!
I dagligt tal hör man ofta människor säga att man inte ska vara problemfokuserad utan istället vara lösningsfokuserad. Självklart finns det en god tanke bakom detta, som handlar om att försöka se positivt på saker och ting. Men utifrån ett problemlösningsperspektiv kan inget vara mer fel. Det viktigaste när man ska lösa ett problem är nämligen att lära sig formulera problem och hålla isär vad som är symtom, orsaker och lösningar. Något som folk ofta inte klarar av med följd att problemlösningsarbetet blir mindre lyckat och dessutom i många fall onödigt kostsamt. För att bli en bra problemlösare och nå framgång med förbättringsarbete måste man alltså lära sig förstå problem.
När jag tränar och utbildar förbättringsledare, så som Black Belts, lägger vi mycket fokus på att lära oss formulera problem. Jag har märkt att många initialt kommer med lösningsförslag som de vill arbeta med. Vi får ofta kämpa ganska mycket för att skapa förståelse för vad som är ett symtom och vad som är en lösning. Ett arbete som i många förbättringsprojekt måste få ta mycket tid, då en god problemförståelse ofta utgör en betydande del av problemets lösande. Här krävs både att man lär sig tekniker och att man övar. En annan del i detta arbete är att lära sig formulera problem både utifrån ett process- och kundperspektiv. Viktigt är dessutom att kunna avgränsa problem och dela ner stora problem i flera mindre delar.
Lösningsfokuserade kulturer är mycket svåra att hantera. Människor som uppmuntras söka lösningar motarbetar ofta rotorsaksanalyser och bejakar en fixarkultur där jakten på snabba lösningar belönas. Verksamhetens hjälte tenderar att bli den som snabbt släcker bränder istället för den som skapar förståelse för varför det börjat brinna och därigenom kan lösa problemet både utifrån ett temporärt och permanent perspektiv. Av samma anledning är det därför fel att uppmuntra medarbetare att ge förbättringsförslag, vilket handlar om lösningar och åtgärder, då det istället är förbättringsmöjligheter som behöver identifieras. Relevanta åtgärder ska sedan fastställas tillsammans i förbättringsgrupper som utgår ifrån en systematisk förbättringsmetodik.
Även förbättringsmodeller och- verktyg felanvänds ofta i förbättringsarbete. Verktyg används inte allt för sällan för att ”bevisa” vad man initialt tror. Delvis beror detta på bristande kunskap om hur man bedriver ett faktabaserat förbättringsarbete och systematiskt söker belägg för att de lösningar som tas fram verkligen ger avsedda effekter och resultat. Ett skäl till detta är enligt min erfarenhet att man i många företag och organisationer tar alldeles för lättvindig på behovet av kunskaper i förbättrings- och problemlösningssammanhang. Ibland får ju vissa personer det nästan att låta som att problemlösningsarbete bara vore sunt förnuft. Just en sådan inställning är förmodligen en huvudorsak till att det så ofta är en låg utväxling på verksamheters förbättringsinitiativ.
Att tro att problemlösningskompetensen i en verksamhets förbättringsarbete inte är av stor betydelse, blir dessutom i det närmaste en ironi om man jämför med den kompetensnivå som många ser som en självklarhet då problemlösning istället fokuseras inom forskning, produktutveckling eller medicin. Områden där kompetenskraven på dem som driver problemlösning är mycket höga. Varför just verksamhetsrelaterade förbättringar skulle vara så mycket enklare kan i alla fall inte jag förstå…
En vanlig svårighet är dock att varken chefer eller specialister faktiskt vet vad som finns att lära och använda gällande systematiskt förbättringsarbete. Om så är fallet är det än viktigare att snabbt bygga upp denna kompetens. Åtminstone behöver det finnas gedigen kunskap om vad som finns att lära inom den egna kvalitetsfunktionen, vilken förväntas stödja verksamheten både i det operativa förbättringsarbetet men också i arbetet med att förbättra verksamhetens förmåga att förbättra.
Idag är dock detta ganska enkelt att lära mer om faktabaserat och systematiskt problemlösningsarbete. Inom Sex Sigma-konceptet har de senaste 30 åren merparten av den kunskap som finns att tillgå inom detta område samlats. Genom att skaffa sig en Black Belt-utbildning så erhåller man en mycket god start i detta arbete.