Fokusera på flöden för att skapa värde och effektivitet

En viktig anledning till att detta är svårt är att verksamheter vanligen brister utifrån ett helhetsperspektiv. Även om varje del fungerar utmärkt räcker detta inte eftersom summan av bra delar inte automatiskt leder till en välfungerande helhet. Avgörande är att verksamhetens olika delar knyts samman i ett gemensamt arbete inriktat mot att skapa värde för dem organisationen finns till för. Detta är något som inte bara berör den egna organisationen utan i praktiken omfattar den totala värdekedja som verksamheten ingår i.

Dagens verksamheter har ofta en mycket stark fokus på hur de olika enheter, avdelningar och funktioner som den byggs upp av, fungerar. Organisationsstrukturer, uppföljningssystem, ekonomistyrning, beslutsfattande, IT-system, etc grundas vanligen i ett sådant funktionellt tankesätt. En följd av detta är att effektivitet, värdeskapande och verksamhetsutveckling i stor utsträckning sker utifrån organisationens delar och inte dess helhet. Man talat ibland om stuprör eller silos. På pappret kan därigenom en organisation se effektiv och välfungerande ut även om slöserierna och förlusterna egentligen är enorma.

För att råda bot på detta krävs att verksamhetens egentliga flöden lyfts fram och utvecklas. Medveten om detta har funnits länge. Många har talat om behovet av processorientering. I praktiken har dock mycket lite hänt. Fokus har legat på att kartlägga processer, dokumentera ledningssystem och tillsätta roller som processägare, utan befogenheter att påverka verksamhetens helhet. Som följd av detta kan en del individer till och med luras att tro att de bakomliggande problemen hanteras.

För att lyckas med att uppnå kvalitet, värdeskapande och effektivt krävs dock oerhört mycket mer. Fokus måste ligga på att utveckla och i grunden förbättra de flöden vilka utgör grunden för den verksamhet som bedrivs. Detta kräver gedigen kunskap om en mängd olika verktyg och metoder som används vid process- och flödesutveckling samt en god kunskap om problemlösning. Om man studerar verksamheter så som Toyota och Scania, vilka lyckats med att uppnå effektiva flöden och samtidigt skapa värde och kvalitet, finner man att de byggt upp den kunskap som krävs för att lyckas.

Idag behöver detta inte vara så svårt att lära. Mycket av den nödvändiga kunskapen finns lättillgänglig genom koncept som utvecklats under mycket lång tid. För den som verkligen vill lära sig flödesutveckling finns mycket av detta att hämta från Leankonceptet. Här finns många av de verktyg som behövs för att förstå värdeskapande, analysera en verksamhets befintliga flöden, utveckla effektiva processer och vidmakthålla dessa genom ett verkningsfullt system baserat på värdeskapande processer.

Detta sätt att tänka och utveckla är applicerbart oberoende av vilken typ av verksamhet och processer det rör sig om. Att utveckla industriella tillverkningsflöden har stora likheter med att utveckla en vårdkedja på ett sjukhus eller ett administrativt flöde inom en bank. Självklart kommer själva tillämpningen att se olika ut, men de metoder och den kompetens som krävs är den samma. Detta skapar även spännande möjligheter för tvärorganisatoriskt lärande och samverkan, något som dock kräver att människor öppnar upp sina vyer och vågar lära från områden som ligger utanför den egna trygga komfortzonen.

Det sist nämnda, ska inte underskattas när man diskuterar varför det ofta går så trögt när verksamheter ska utvecklas. Att bara rita processkartor, vilket många gjort, är enkelt och ofarligt men att processutveckla på riktigt resulterar i förändringar som kräver mod. Att våga se utanför de egna välkända områdena och kanske till och med röra sig in i helt nya branscher och försöka förstå hur man tänkt och vad som ligger bakom framgången kräver än mer mod.

Det finns dock inte något alternativ. Att fortsätta på den gamla vägen kommer förr eller senare att resultera i problem. Detta oberoende om det handlar om lönsamhet, konkurrenskraft, skattenytta eller hållbarhet. För att vara och förbli framgångsrik krävs mycket mer än suboptimerade organisationer med välfungerande delar utvecklade på bekostnad av helheten.  Utan fokus på effektiva och välfungerande flöden riskerar man att kvalitetsbristkostnader, slöserier, bristande värdeskapande och låg kundtillfredsställelse biter sig fast och blir en del av vardagen.

För dig som vill ta ett stort steg in i detta sätt att arbeta och utveckla rekommenderar jag att du tittar på Sandholm Associates utbildningsprogram Processutveckling mot Lean. Här finns mycket av den kunskap som krävs för att lyckas med detta arbete. Vi har även flera kortare utbildningar inom detta område där du kan lära dig specifika metoder och verktyg som krävs. För dig som redan har någon form av Six Sigma bältesutbildning är detta dessutom ett mycket bra nästa steg i din personliga förbättringskarriär.

Hör gärna av dig om du vill tala mer om process- och flödesutveckling!
//Lars