Effektiviteten som vi effektiviserade bort – en sommarföljetång med tänkvärda reflektioner om vår vardag på jobbet

Så här på sommaren är det väl sommarföljetånger som gäller. I alla fall vad gäller radioprogram, kvällstidningar och liknande. Så varför inte ta med den seden även hit? Jag ser direkt ett stort och oerhört viktigt område som jag vill dela med er och reflektera kring. Kanske även i viss utsträckning ondgöra mig över.  Det handlar om hur vi över tiden tror oss verka för effektivisering men i själva verket allt för ofta hamnar i det motsatta. Hur vi i många fall effektiviserat bort effektiviteten.

Jag tänker skriva om saker som ineffektiva och onödiga möten som tar över våra dagar, mailkommunikation som slukar betydande delar av vår viktiga tid, dyra IT-system som inte möter behov och/eller skapar önskad nytta, kortsiktiga rationaliseringar som skadar organisationer, viktiga chefer och ledande specialister som lägger en betydande del av sin arbetstid på enkelt rutinarbete som någon annan kunde ha gjort bättre samt andra liknande saker. Min förhoppning är att väcka tankar och få er alla att börja fundera på vad vi håller på med. Jag tror att vi inom ett antal områden behöver sätta ner foten och tänka om. Något har gått snett då saker som vi inför med avsikt att utveckla och effektivisera i praktiken förbrukar än mer tid och resurser. Vissa saker är nog inte så svåra att rätta till medan andra kräver nytänkande och förändring.

Jag har själv arbetat mycket med kvalitetsbristkostnader över åren. För 20 år sedan skrev jag min doktorsavhandling efter en lång tids delaktighet i stora projekt runt om i näringslivet gällande detta. Sedan dess har jag medverkat i en stor mängd studier och projekt som har haft som avsikt att identifiera, mäta och/eller reducera verksamheters kvalitetsbristkostnader. Över tiden har mycket hänt. Förbättringsarbetet har nått helt nya nivåer i våra företag och organisationer. En mängd fina resultat har uppnåtts. Om dessa är tillräckliga med tanke på utvecklingen i omvärlden och kundernas allt tuffare krav är en annan fråga som jag inte ska avhandla just i denna följetång. Men faktum är hur som helst att mycket har hänt.

Detta gäller dock främst vår operativa kärnverksamhet. Det vi finns till för och det vi lever på. Här har vi blivit bättre, effektivare och gjort mängder av framsteg. Vad vi presterade och levererade historiskt var vanligen på en avsevärt mycket lägre nivå jämfört med vad vi kan prestera och leverera idag. Detta gäller dock, som sagt var, främst vår kärnverksamhet. Lyfter man blicken lite och ser helheten möter man en annan bild. En ganska skrämmande bild. Vi har samtidigt låtit många av de förtjänster vi gjort slukas av helt nya kvalitetsbristkostnader. Brister som vi i stor utsträckning själva orsakat. Brister i linje med vad jag nämner ovan. Medarbetare lägger många timmar i veckan på att kommunicera elektroniskt där kommunikationseffektiviteten är låg och mycket sker i onödan. Många chefer och medarbetare tillbringar massor av tid på ineffektiva möten som kanske delvis är onödiga. Vi lastar ner vår spjutspetskompetens med administrativt rutinarbete och stoppar därigenom upp våra viktiga flöden bara för att spara några få kronor på att kunna rationalisera bort stödpersonal. Vi digitaliserar panikmässigt bara för att det är viktigt, utan att förstå och analysera hur ny teknik fullt ut kan lyfta och underlätta vårt arbete. Vi skär ner och ”kostnadseffektiviserar” med följd att vi skapar anorektiska organisationer som långsiktigt riskerar att tappa sin utvecklingsförmåga.

Jag kan göra listan mycket längre, men jag tror att ni alla ser mycket av detta i er vardag. Detta är saker som det idag talas mycket om. Vi beklagar oss regelbundet och suckar över saker som dessa. Vi känner titt som tätt frustration, stress och hjälplöshet inför allt dessa som ofta blir en last för oss personligen. Vi ser det som ett nödvändigt merarbete i den moderna tiden. Men behöver det verkligen vara så? Jag tror inte det!

Problemet är bara att vi inte arbetar med systematiskt med att utveckla och förbättra dessa processer. Genom att börja definiera, studera, analysera och kritiskt ifrågasätta denna typ av arbetsrelaterade processer finns det enorma möjligheter att förbättra, effektivisera och spara oerhörda resurser. Jag har sett en mängd spännande exempel på sådant i mitt arbete där mycket bra effekter uppnåtts. Exempel på sådant jag deltagit i är förbättringsprojekt som utvecklat mailkulturen i verksamheter, arbetat systematiskt med att effektivisera och utveckla organisationens möteskultur samt eliminerat framtagning av onödiga rapporter i arbetet. Detta har visat mig hur mycket som går att göra. Och en hel del av detta är inte svårt heller. Det vimlar av lågt hängande frukter. Det gäller bara att fokusera och använda ett systematiskt förbättringsarbete även inom områden som dessa. Det svåra är sällan det tekniska utan att det handlar om människor, vanor och den helhet som vi så ofta har så svårt att se.

Jag kommer i denna följetång att beröra ett antal sådana här områden som jag tror påverkar många. Genom att reflektera över vad som sker hoppas jag ge dig som läser lite tankar och idéer med avsikt att inspirera till förbättring. Under sommaren kommer du att kunna läsa ett antal sådana inlägg. Givetvis varvade med andra inlägg som jag känner är viktiga att göra. Maila mig gärna dina egna funderingar och tankar!

Senaste inläggen

Bloggarkiv