Förbättringsarbetet sjunde dödssynd: Att driva förbättringar utan att verifiera och kommunicera de framgångar som uppnåtts

En av de allra viktigaste drivkrafterna i förbättringsarbetet är att fina resultat uppnås. Människor som ser hur de egna arbetsinsatserna leder till positiva effekter och bra resultat känner tillfredsställelse, stolthet samt blir motiverade och anstränga sig än mer. Talesättet ”framgång föder framgång” sammanfattar detta på ett bra sätt. För att synliggöra den uppnådda framgången krävs dock att resultat verifieras, dokumenteras och kommuniceras. Ett område som det slarvas mycket med enligt min erfarenhet. Följden av detta är att få personer förstår vad ett välfungerande förbättringsarbete kan bidra med, vilket leder till att detta arbete inte ges rätt prioritet, resurser och ledningsutrymme. Något som i sin tur gör att förbättringsarbetet aldrig tar fart på allvar i många organisationer. Förbättringsarbetets sjunde och sista dödssynd handlar följaktligen om att driva förbättringar utan att verifiera och kommunicera de framgångar som uppnåtts.

Ibland känns det nästan som att företag och andra organisationer skäms för att de är bra. Kanske beror detta på att vi svenskar vuxit upp med lite väl mycket Jante runt omkring oss. Väldigt ofta ser jag mängder av väl utförda förbättringsaktiviteter i verksamheter som jag arbetar med, vilka i stor utsträckning förefaller vara relativt okända för både verksamhetens ledning och personal. Personligen anser jag att okunskapen om uppnådda resultat är en mycket stor och allvarlig brist. Studerar man motivationsteori så finner man enkelt att en av de viktigaste drivkrafterna för att engagera och motivera människor i en organisation handlar om att de tillsammans förverkliga idéer och därigenom uppnå resultat. Min personliga erfarenhet är att kraften och glädjen i att uppnå resultat genom gemensam ansträngning och samverkan är enorm. Detta är grunden för att bygga en sund och positiv kvalitets- och förbättringskultur i en organisation. Missar man att lyfta fram uppnådda resultat försämras följaktligen möjligheterna att bygga en sådan kultur dramatiskt.

Den naturliga viljan att lyfta fram och kommunicera framgångar förefaller variera mellan olika kulturer. Nästan varenda amerikansk modell eller bok som handlar om förbättringsarbete slutar med punkten ”fira framgångarna”. Att glädjas åt det man uppnått och presterat kommuniceras och bejakas tydligt i amerikansk kultur. Där ses framgång som något mer positivt än i svenska kultur. Detta har dock inte bara med nationella kulturer att göra. Studerar man idrottskultur så är det lätt att se glädjen då man uppnår bra resultat och hur segrar firas. Detta gäller likväl inom svenska idrott som i andra länder. Följaktligen är detta något som går att utveckla och lära.

Ett problem som jag upplever i dagens organisationer är att både tiden och utrymmet att studera och fira uppnådda resultat är litet och dessutom minskande över tiden. Människor är tidspressade och kastas in i nya utmaningar nästan innan de är färdiga med tidigare. Möjligheterna att stanna upp, studera vad man lyckats uppnå och fira framgångarna är då begränsade. Detta är i mina ögon en farlig utveckling som långsiktigt riskerar att dränera medarbetarna på energi och arbetsglädje.

För att säkerställa att uppnådda resultat verifieras och kommuniceras måste tydliga rutiner skapas för detta. Det handlar om att göra detta sätt att agera till en vana. Och då måste gamla vanor brytas. För att så ska ske behövs målmedvetenhet och rutiner. Ytterst krävs en systematik i förbättringsarbetet som helhet. En väldefinierad och dokumenterad förbättringsprocess gör det enklare att tillskriva uppnådda resultat till ett specifikt arbete. Här finns mycket att lära, särskilt från Sex Sigma.

Redan när man initierar en förbättringsaktivitet krävs det att man tar fram problemformulering, business case, baseline och förkalkyl. Förutom att dessa i sig är av största vikt i ett systematiskt förbättringsarbete, har de också har en avgörande betydelse för huruvida resultat av genomförda förbättringar i slutändan ska kunna fastställas. Uppnådda resultat bör verifieras både utifrån det specifika förbättringsarbetets syfte/mål och utifrån uppnådda effekter i form av ekonomiska besparingar, ökad effektivitet, förbättrad kundtillfredsställelse etc. Ett arbete som både behöver systematiseras och säkras upp. Jag rekommenderar att detta sker i samverkan med verksamhetens controllerorganisation.

Betydelsefullt är även att noga dokumentera det genomförda förbättringsarbetet och de resultat som uppnåtts genom detta. Även gällande dokumentering krävs entydiga regler och rutiner. Bra mallar för slutrapportering av genomförda förbättringar är en viktig del i detta. Det räcker dock inte med att dokumentera. Det som uppnåtts måste dessutom visualiseras, kommuniceras och spridas så att alla i verksamheten ständigt ser vad som åstadkoms. Efter att ha tillbringat en del tid i Japan och besökt många företag kan jag inte låta bli att imponeras av både den rapporteringssystematik och den snygga visualisering som man ofta möter i framgångsrika japanska företag. Här finns massor att lära. Återkopplingen får absolut inte lämnas till slumpen utan ska hanteras professionellt. Här behövs kunskap om kommunikation. Allt som krävs måste göras för att verifiera och kommunicera de framgångar som uppnåtts som följd av genomförda förbättringar och därigenom undvika förbättringsarbetets sjunde dödssynd.

Detta var sista delen av min serie om förbättringsarbetets sju dödssynder. För dig som vill lära dig att arbete professionellt och faktabasterat med förbättringar så rekommenderar jag att du genomgår en Black Belt-utbildning enligt Sex Sigma. Jag håller löpande sådana utbildningar inom Sandholm Associates. Nästa kursstart är 8 oktober. Mer information finner du på https://sandholm.se/produkt/black-belt-utbildningen-2/ Under augusti och spetemeber kommer dessutom jag och några kollegor att hålla kostnadsfria inspirationsseminarier om just förbättringsarbetets sju dödssynder på 8 olika orter runt om i Sverige. Anmälan och mer information om dessa finner du här: https://sandholm.se/kostnadsfria_inspirationsseminarier/ 
 

Senaste inläggen

Bloggarkiv