Processorientering uppnås säkrast genom tvärfunktionellt förbättringsarbete!

De flesta verksamheter har ett stort behov av att bli mer processorienterade. Arbetet bedrivs vanligen i starka funktioner mellan vilka gränssnitt uppstår där oklarheter, missförstånd, målkonflikter och motsättningar ofta uppstår. Effekten blir i många fall att verksamhetens förmåga att ledas utifrån ett helhetsperspektiv försämras, effektiviteten brister och att organisationens fokus på de kunder den finns till för blir lidande. Vid analyser av en verksamhets totala förbättringsmöjligheter visar det sig nästan alltid att de största förbättringsmöjligheterna återfinns i de gränssnitt som uppstår mellan organisationens funktioner, enheter och avdelningar. För att åtgärda dessa problem krävs ett tvärfunktionellt och processrelaterat förbättringsarbete.

Många verksamheter är sedan länge mycket medvetna om detta problem och har därför gång på gång dragit igång olika program och satsningar för att öka organisationens processorientering. I många fall har det handlat om initiativ där man strävat efter att förändra verksamhetens strukturella utformning och förtydliga dess processer. Otaliga program fokuserade på processkartläggning, införande av processledning och processägarskap samt upprättande av processorganisationer har initierats över åren. Många verksamheter har strävat efter att bli ”ett företag/en verksamhet”. Resultaten har dock sällan blivit vad man avsett om man ser till hur verksamheter idag fortfarande mestadels är mycket funktionella i sättet att verka.

Vad är det då som saknats i alla dessa satsningar? En central brist, enligt mina erfarenheter, är att mycket av vad som skett handlat om strukturella förändringar där processer ritats om, nya chefsroller inrättats och processbaserade system förts in. För att inte tala om många statiska och feltänkta ledningssystem som mer handlat om att få ett ISO 9001-certifikat att hänga på väggen än att bidra till verksamhetens resultat. Verksamheternas kultur har dock i mycket liten utsträckning förändrats mot en processkultur där både ledarskap och medarbetarskap utvecklats i tvärfunktionell riktning. Utan en kulturell förändring uteblir den verkliga processorienteringen även om det inte allt för sällan finns modeller, beskrivningar och system som ser fina ut. Personligen är jag övertygad om att en mycket stor del av ett framgångsrikt processarbete handlar om en förändring av organisationskulturen.

Frågan är följaktligen hur detta kan ske. Avgörande är att man involvera medarbetarna oerhört mycket mer i processarbetet än vad som vanligtvis skett. Delaktighet är en fullständig nödvändighet om en processorienterad organisationskultur ska växa fram. Och denna kulturutveckling måste dessutom få ta tid. Lång tid. Vilket i sin tur kräver kontinuitet och långsiktighet. Viktigt är dessutom att bygga förståelse och kunskap bland medarbetarna för processarbetets innebörd och möjligheter samt skapa tydliga och delade visioner gällande detta arbetes framtida betydelse. Av stor vikt är dessutom att utveckla ett mer tvärfunktionellt ledarskap på alla chefsnivåer i verksamheten, att utveckla verksamhetens mål och uppföljningssystem mot mer processbaserade modeller samt att utveckla verksamheten mot en mer tvärfunktionell och framför allt kundorienterad organisation.

Allra störst betydelse för att uppnå en högre grad av processorientering i en verksamhet upplever jag dock att ett tvärfunktionellt förbättrings- och utvecklingsarbete har. Övertygelse och förändring av medarbetare och chefers attityder, engagemang och förståelse handlar mycket om att kunna påvisa fina effekter och resultat av det arbete som bedrivs. Därför måste fokus primärt ligga på att uppnå just sådana resultat. Att arbeta målmedvetet med att utveckla processflödets effektivitet utifrån ett kundperspektiv är vad som krävs. Mycket av den kunskap som behövs i detta arbete finns att tillgå inom Leankonceptet. Det är dock viktigt att verkligen förstå innebörden och funktionen av Lean. Tyvärr har många Leansatsningar historiskt runnit ut i sanden som följd av att man inte behärskat och förstått konceptet tillräckligt bra. Ett skäl till detta är att Lean helt felaktigt av många beskrivits som enkelt och lätt, när det i verkligheten är precis tvärt om och det krävs mycket gedigen kunskap om framgång ska nås.

Genom att arbeta tillsammans med hög delaktighet från samtliga medarbetare i tvärfunktionella förbättringsgrupper/-projekt uppnår man inte bara fina resultat som övertygar, utan skapar också större förståelse för varandras delar av processen genom den samverkan över organisatoriska gränser som dessa förbättringsaktiviteter medför. Härigenom byggs en processorienterad kultur. Personligen anser jag därför att processarbetet bör fokuseras mycket mer på just förbättringar och i mycket mindre utsträckning på struktur i form av processkartor, system och roller. Givetvis behövs aktuella nulägesbeskrivningar som en del av förbättringsarbetet, men de räcker vanligen med väldigt enkla sådana. Allt för ambitiösa processkartläggningar och kostsamma system kan lätt få omvänd effekt då de ofta bygger förändringsbarriärer och skapar inlåsningseffekter. I takt med att verksamheten och dess processer över tiden blir allt bättre och mer tvärfunktionellt orienterade kan dock mer fokus läggas på att bevara den processorientering som uppnåtts genom en ökning av de strukturella insatserna. Tidigt i arbetet ska detta dock undvikas.

För dig som verkligen vill ta tag i din verksamhets processarbete rekommenderar jag att du följer Sandholm Associates Leanledarprogram som startar den 14 mars. Där möter du mig, några av våra ledande Leanexperter samt flera spännande gästföreläsare. Utbildningen går under ett drygt halvår och kommer att ge dig en gedigen kompetens att utgå ifrån då din verksamhet och dess processer ska utvecklas. Parallellt med kursen genomförs även projektuppgifter i den egna verksamheten som innebär att fina resultat i många fall redan börjar skördas under utbildningstiden. Mer information finner du på www.sandholm.se . Denna kompetens går även att utveckla steg för steg. Hör gärna av dig till mig om du vill diskutera vad som passar bäst för just dig!

Senaste inläggen

Bloggarkiv