Tvärfunktionella utmaningar måste hanteras genom tvärfunktionella förbättringar!

De flesta verksamheter har idag organiserat någon form av lokala förbättringsgrupper där medarbetarna, som del i det ordinarie arbetet, bedriver förbättringsarbete. Denna form av förbättringsarbete kan, förutsatt att det verkligen styrs utifrån strategiskt nedbrutna förbättringsdrivande mål, starkt bidra till verksamhetens framgång. Lokala förbättringsgrupper är dock långt ifrån tillräckligt om ett verkningsfullt förbättringsarbete ska kunna bedrivas. Ett huvudskäl till detta är att många av en verksamhets mest betydande utmaningar och förbättringsmöjligheter inte är lokala utan i allra högsta grad tvärfunktionella. Det handlar om sådana problem som uppstår mellan avdelningar, funktioner och enheter i en verksamhet. Problem som är svåra att hantera då det krävs samverkan över organisatoriska gränser för att komma åt dem.

Tvärfunktionella utmaningar, hinder, problem och brister kan av naturliga skäl inte hanteras genom lokala förbättringsgrupper. Om man försöker göra så blir resultatet med säkerhet mediokert och risken för suboptimeringar är stor då problemens orsaker och symtom ofta återfinns i olika delar av en tvärfunktionell process. Vad som därför krävs är att förmågan att arbeta med förbättringar i tvärfunktionella förbättringsprojekt utvecklas.

Ett tvärfunktionellt förbättringsprojekt består av en grupp utvalda medarbetare, som specifikt sätts samman i ett projekt, med syfte att lösa ett visst problem. När det aktuella problemet är löst avslutas detta projekt. Förbättringsarbetet drivs genom att nya projekt regelbundet startas för att lösa olika strategiskt prioriterade problem. Förbättringsarbetet drivs alltså kontinuerligt genom att man ständig håller igång en mix av viktiga förbättringsprojekt. Projektformen är en viktig framgångsfaktor, då en förutsättning för att man ska lyckas, är att just de personer som har rätt kunskaper och erfarenheter för att lösa ett unikt problem deltar i lösandet av just detta. Att arbeta i ett projekt med under ledning av en projektledare som är tränad i förbättringsmetodik, t ex en Sex Sigma Black Belt, är dessutom, enligt min erfarenhet, en förutsättning för att arbetet ska bli gjort på ett professionellt sätt i en tidspressad och allt mer komplex vardag.

För att nå framgång med tvärfunktionella förbättringsprojekt krävs både systematik och tydliga roller. Behovet av en bakomliggande välgenomtänkt förbättringsprocess, vilken stöttar alla i verksamheten pågående förbättringsprojekt, är påtagligt. Etablerande av tydliga rutiner och systematik avseende identifiering av förbättringsbehov, prioritering och val av förbättringsprojekt, initiering och drift av projekt, uppföljning av pågående projekt samt slutrapportering av genomförda projekt är viktiga delar av en sådan process. En annan kritisk del av denna är utveckling av en enhetlig arbetsstruktur med tydliga roller, välbeskrivna ansvar, definierade kompetenser och säkerställda resurser.

Det arbete som bedrivs i förbättringsprojekt bör följa en vedertagen förbättringsmodell och vara grundat i en gedigen förbättringskompetens. Införandet av förbättringsledare/-samordnare som agerar projektledare har visat sig vara en mycket viktig framgångsfaktor. Här kan man med stor fördel luta sig mot Sex Sigma-konceptet då ett sådant arbete byggs upp och etableras i verksamheten, då detta koncept är det absolut mest välutvecklade och fullständiga tillvägagångssättet att lära tvärfunktionellt förbättringsarbete från. Närmare bestämt finns allt vad som krävs för att inledningsvis föra in ett verkningsfullt sätt att arbeta med tvärfunktionella förbättringar att lära från Sex Sigma. Senare kan detta med fördel kompletteras med Leanrelaterad kompetens när inte bara problem ska lösas utan fokus även ligger på att transformera hela processflöden. Initialt räcker dock Sex Sigma mer än väl.

Läs mer om framgångsrika tvärfunktionella förbättringsprojekt här. Bästa sättet att komma igång är att följa en Black Belt-utbildning.

Senaste inläggen

Bloggarkiv