Vägen till lönsamt förbättringsarbete och sänkta kvalitetsbristkostnader

Ett välfungerande förbättringsarbete är en fantastisk investering och kan resultera i stora besparingar, sänkta kvalitetsbristkostnader och ett ökat värdeskapande för verksamhetens kunder. En gemensam utmaning för många verksamheter är dock hur ett sådant förbättringsarbete framgångsrikt ska kunna inrättas i den egna verksamheten. Nyligen höll jag ett webinar där jag delade erfarenheter om hur så ska kunna ske samt berättade om hur kunskap om verksamhetens kvalitetsbristkostnader kan användas för att skapa ett ökat intresse och bättre förståelse systematiskt förbättringsarbete. I denna artikel tänker jag återge några av dessa erfarenheter. 
Alla människor stävar förmodligen ständigt efter att förbättra det som upplevs som viktigt utifrån den egna situationen. Att bedriva ett gemensamt och mer systematiskt förbättringsarbete förefaller däremot betydligt svårare. Orsakerna till detta är flera. Min erfarenhet är för det första att förståelsen för innebörden av ett systematiskt förbättringsarbete är ganska låg i många verksamheter. Det är lätt att tala om förbättringar men en helt annan sak att skapa en verkningsfull förbättringsprocess som verkligen leder till just de resultat som den aktuella verksamheten behöver för att uppnå och bibehålla framgång. För det andra är synen på förbättringsarbete ofta felaktig. Förbättring hanteras som en extraordinär aktivitet och ses ironiskt nog i många fall även som en kostnad för verksamheten. I de fall förbättringar på riktigt blivit en kostnad och inte är en investering som bl a leder till lägre kostnader har förmodligen hela förbättringsarbetet gått alvarligt snett. För det tredje har man inte förstått att förbättring är grunden i ett gott ledarskap. Genom ett faktabaserat och systematiskt förbättringsarbete som involverar alla medarbetare kan verksamhetens mål uppnås, vilket ju är det yttersta syftet med att leda.

Låt oss börja med den första orsaken till att det är svårt att lyckas med förbättringsarbete, dvs bristande förståelse för vad ett systematiskt förbättringsarbete innebär. Personligen brukar jag beskriva innebörden i ett verkningsfullt förbättringsarbete utifrån tre huvudkomponenter. Strategi och ledarskap, infrastruktur och kultur samt metodik och kompetens. Strategi och ledarskap handlar om förmågan att göra förbättringsarbetet till en del av det ledarskap som utövas i verksamheten samt att knyta detta arbete till verksamhetens strategier och mål. Det är oerhört kritiskt att man gör just de förbättringar som leder till att verksamheten förbättras utifrån vad som är grunden för dess existens och framgång, och inget annat.

Det kanske allvarligaste misstaget man kan göra är att bedriva ett ”förbättringsarbete” som fokuserar på att genomföra förändringar vilka inte är av betydelse för verksamheten. Ett sådant arbete är inte bara ett stort slöseri i sig, utan leder med största säkerhet till att både ledare och medarbetare tappar intresset och motivationen för att arbeta med förbättringar då detta av naturliga skäl inte leder till synliga effekter och resultat. Att integrera strategiarbete, affärsplanering och verksamhetens förbättringsarbete är därför av största betydelse för förbättringsarbetets framgång. Härigenom skapas också förutsättningar att snabbt uppnå mätbara resultat och effekter.

Infrastruktur och kultur berör behovet av att organisera förbättringsarbetet i verksamheten. Det krävs både förmåga att arbeta med förbättringar på olika nivåer (lokalt, tvärfunktionellt och tvärorganisatoriskt) i organisationen samt att tydliga roller med väl definierade uppgifter, ansvar och befogenheter gällande förbättringsarbete etableras. Jag brukar beskriva dessa roller utifrån tre generella sådana i form av en utförande roll (bestående av verksamhetens alla medarbetare), en styrande roll (bestående av verksamhetens chefer) och en stödjande roll (bestående av välutbildade förbättringsledare). Den sistnämnda bör i sin tur brytas ned i flera olika kompetensnivåer som på ett genomtänkt sätt kan stödja varandra i det operativa förbättringsarbetet. I detta sammanhang finns mycket att lära ifrån Sex Sigmas rollmodell med Green, Black och Master Black Belts.  Långsiktigt bör man även verka för att etablera en stark kvalitets- och förbättringskultur i verksamheten, något som ställer stora krav på ett förbättringsgrundat ledarskap.
Metodik och kompetens handlar slutligen om behovet av att arbeta med förbättringar på ett fakta- och evidensbaserat sätt utifrån en gedigen förbättringskompetens. Emellanåt möter jag inställningen att förbättringsarbete bara handlar om att ”göra”. Få saker kan vara mer fel. Att bedriva ett verkningsfullt förbättringsarbete ställer mycket stora krav på kunskap, kompetens och erfarenhet. Förbättringsarbete handlar om att systematiskt lösa problem och utveckla processer och är en profession. I detta arbete ställs stora krav på metodik och professionell användning av olika förbättringsverktyg. Förbättringsarbetets ”verktygslåda” är mycket omfattande och innefattar allt från avancerade statistiska metoder för problemlösning till beteendevetenskapliga metoder för att hantera människor och mänskliga ageranden. Behovet av kompetens för att lyckas med förbättringsarbetet ökar dessutom i takt med att verksamheten blir allt bättre, något som ställer stora krav då dagens organisationer i grunden är väldigt bra samtidigt som omvärlden ställer stora krav på att de snabbt ska bli ännu bättre!

Mycket av den kunskap som krävs för att lyckas med förbättringsarbete finns att lära via koncept som Sex Sigma och Lean. Läs gärna dessa skrifter som jag tagit fram med både teori och exempel på hur förbättringsarbetets metodik kan tillämpas. Min grundrekommendation för dig som arbetar med förbättring är att, om du inte redan har det, genomgå en Black Belt-utbildning, vilken ger de nödvändigaste grundkunskaperna. Senare kan denna utbildning komplettera med mer kunskaper hämtade från framför allt Lean-konceptet. Mer information om dessa utbildningar finner du här.
Den andra huvudorsaken som jag valt att lyfta fram i denna artikel avseende svårigheten att lyckas med förbättringsarbete handlar om synen på förbättring. Rätt genomfört förbättringsarbete är inte en kostnad utan en mycket god investering som leder till fina resultat. Om man genomför åtgärder som inte ger mer tillbaks än vad de kostat har något fundamentalt blivit fel. Givetvis kan detta vara svårt att mäta, då långt ifrån alla viktiga värden går att översätta i pengar. Av stor vikt är emellertid att både förbättra förmågan att mäta de effekter och resultat som förbättringsarbetet leder till och att i största möjliga utsträckning sträva efter att värdera kvalitets- och förbättringsarbetets utmaningar och resultat finansiellt.

Kvalitetspionjären Joseph Juran utryckte detta för många år på ett mycket tydligt sätt genom att säga att man för att nå fram till en verksamhets ledning måste lära sig att tala ledningens språk, vilket är pengar. Ett uttalande som jag tror är än mer betydelsefullt i dagens (tyvärr) finansiellt mycket kortsiktiga värld. Själv har jag arbetat analyser av kvalitetsbristkostnader inom både privata företag och offentliga verksamheter sedan tidigt 90-tal och vet vilken kraft det är i denna typ av kunskap. Något som är av särskilt stor betydelse i ett förbättringsarbetes tidiga faser innan ledare på alla nivåer är genuint engagerade och har full förståelse för detta arbetets betydelse. En annan viktig komponent i arbetet med att skapa rätt förståelse är givetvis utbildning. Ett område där jag gärna hjälper dig/er att finna rätt väg framåt.
Den tredje och sista huvudorsaken jag vill beröra i denna artikel handlar om förbättringsarbetets relation till ledarskapet. Ett område som jag redan nämnt ovan. Jag vill dock markera att ledarskapet inte bara är en förutsättning för ett välfungerande förbättringsarbete, utan att förmågan att arbeta systematiskt med förbättring också är grunden för ett gott och framgångsrikt ledarskap. Att leda bygger på att hantera utmaningar, förverkliga mål och uppnå fina resultat. För att lyckas med detta ställs stora krav på förbättringsförmåga. Det finns därför starka skäl till att verksamheter som över lång tid varit framgångsrika, så som Toyota och Scania, gjort förbättringsarbetet till utgångspunkten för det ledarskap som utövas i organisationen.

Mera förvånande är att insikten gällande förbättringsförmågans betydelse för att lyckas som ledare, fortfarande förefaller saknas i det stora flertalet företag och organisationer. Vid studier genomförda av mig och kollegor till mig på KTH, av kommersiellt tillgängliga ledarskapsutvecklingsprogram förekommande i Sverige, har förbättringsrelaterat kunskapsinnehåll lyste med sin i det närmaste totala frånvaro. Något som enligt min uppfattning lätt leder till att sådana ledarskapsutvecklingssatsningar både är bortkastad tid och ett stort slöseri med pengar. Om en verksamhet ska ha en chans att hänga med en värld där förändringshastigheten accelererar krävs ett ledarskap med rötterna i systematiskt förbättringsarbete!

Vill du bygga en solid grund avseende systematiskt förbättringsarbete och utveckla din operativa förmåga att arbeta med förbättringar är du välkommen att haka på höstens Black Belts-utbildning som jag leder. Denna utbildning startar den 12 oktober 2020 och ger dig förbättringsarbetets nödvändiga grunder.  Är du istället ute efter att vässa din förmåga att övergripande strategiskt leda kvalitets- och förbättringsarbetet rekommenderar jag Sandholm Associates Kvalitetschefskurs som jag även leder.  Denna kurs startar 5 oktober 2020. Utöver dessa har vi givetvis även en mängd andra utbildningar. Hör gärna av dig till mig om du behöver råd i din kompetensutvecklingsplanering. Bra att veta är dessutom att vi kommer att hålla våra utbildningar oberoende av hur Covid-19-situationen utvecklas. Frågan är bara om klassrummet blir fysiskt eller digitalt. Efter vårens onlineutbildningar vet vi dock att båda sätten fungerar alldeles utmärkt!

Senaste inläggen

Bloggarkiv