Viktiga egenskaper hos verksamhetens förbättringsledare!

För att driva ett verkningsfullt förbättringsarbete krävs att man har tillgång till kompetenta förbättringsledare som stöder, coachar och/eller leder i verksamheten pågående förbättringsaktiviteter/-projekt. En fråga som jag ofta får i min roll som rådgivare/utbildare är vilka egenskaper de personer som ska arbeta i en sådan roll bör ha. Jag tänkte därför skriva några rader om detta och försöka ge lite råd. Nedan kommer jag att beskriva områden som jag upplever som kritiska då man ska t ex ska utse kandidater som ska utbildas till förbättringsledare, verksamhetsutvecklare, black belt eller leanledare.

1. Energi och engagemang. Det absolut viktigaste är givetvis att finna personer som brinner för uppgiften. Individer som verkligen vill göra skillnad genom att arbeta med systematiskt förbättringsarbete, lösa problem och utveckla processer. Hög motivation och stark vilja kan nog i många fall överbygga de flesta andra tänkbara tillkortakommanden. Det omvända gäller också i allra högsta grad. En person som har bästa tänkbara förutsättningar men som inte är motiverad och engagerad kommer förmodligen aldrig att kunna bli en bra förbättringsledare. Så slutsatsen här är att leta efter individer som verkligen vill arbeta med förbättringar och påverka verksamhetens framgång.

2. Helhetssyn och systemtänkande. En bra förbättringsledare behöver ha en förmåga att förstå helheter och snabbt kunna sätta sig in i hur saker och ting hänger ihop. Förbättringsarbete handlar mycket om att snabbt kunna sätta sig in i hur processer fungerar, hur saker hänger ihop samt vad som är av betydelse utifrån ett helhetsperspektiv. Strategiskt tänkande samt förståelse för mål och kundfokus hör också till betydelsefulla förmågor. Jag har märkt att helhetsförståelse ibland kan ligga på kollisionskurs med detaljkunskap och specialistskap. Om så är fallet upplever jag att helhetssynen och förmågan att tänka i system är av större betydelse.

3. Pedagogik och diplomati. Av mycket stor betydelse då man verkar som förbättringsledare är förmågan att kunna förstå och hantera människor samt leda de förändringar som uppstår då åtgärder genomförs. Framgångsrikt förbättringsarbete handlar i stor utsträckning om att kunna påverka och övertyga människor. En bra förbättringsledare är därför duktig på att kommunicera, lyssna, ställa frågor, tala, skriva och pedagogiskt framföra budskap. Förmågan att kunna möta andra människor, skapa förtroende och väcka deras intresse är av stor vikt.

4. Ledaregenskaper. En förbättringsledare måste kunna leda projekt och förbättringsrelaterade aktiviteter. I många fall arbetar förbättringsledare relativt självständigt och leder olika typer av förbättringsprojekt och events. Förmågan att kunna leda andra och driva arbete i projektform är då av största vikt. En intressant reflektion utifrån detta område är att arbetet som förbättringsledare dessutom är ett utmärkt lärande för de som senare i karriären ska bli högre chefer i verksamheten, något som en del verksamheter insett och därför nyttjar denna roll som en inskolning för framtidens ledare. En annan fördel av ett sådant förfarande är att verksamhetens ledare därigenom grundas i ett gediget förbättringstänkande.

5. Analysförmåga. Centralt förbättringsledarrollen är att analysera data, problem och processer. Att se samband, förstå variationer och identifiera orsaker är av största betydelse för att framgångsrikt förbättra. Delvis är detta kunskaper som en individ kan lära och tränas i, men en viss naturlig analysförmåga och nyfikenhet att utforska det okända är av stort värde.

6. Verksamhetskunskap och interna kontakter. En förbättringsledare behöver inte alls vara expert på det arbete som ska förbättras. Denna kunskap är lätt att få tillgång till genom att rätt personer involveras i den förbättringsgrupp som under förbättringsledarens ledning löser problemet. En viss basförståelse kan dock vara av stor vikt. Däremot är det en ovärderligt att förstå verksamhetens kultur, ha inofficiella kontakter, känna till hur saker fungerar i vardagen samt veta vem man ska vända sig till i olika situationer. Det är därför ofta enklare att välja ut personer med erfarenheter i den egna verksamheten och utbilda dessa till förbättringsledare än att externt rekrytera förbättringsledare som ska verka i rollen.

7. Förutsättningar att kunna verka i rollen. Av stor vikt är att de som ska verka i rollen har förutsättningar att kunna göra så. Med detta syftas framför allt på att de ska kunna sätta av rikligt med tid för att arbeta som förbättringsledare. Emellanåt har jag mött mycket duktiga och engagerade personer i samband med utbildningar i förbättringsmetodik som inte kunnat frigöra sig från andra arbetsuppgifter i tillräckligt stor utsträckning för att operativt hinna verka i rollen som förbättringsledare. Detta är något som kan vara viktigt att beakta redan då man väljer ut de kandidater som ska utbildas.

8. Mångfald. Min erfarenhet är att det är fördelaktigt att ha förbättringsledare med olika bakgrund och erfarenhet som därigenom kompletterar och lär från varandra. Yngre individer fulla av energi kan kombineras med erfarna mer seniora individer. Individer med strategisk helhetssyn kan med fördel samverka med individer med djup analytisk specialistkunskap. Individer med stor förmåga att hantera människor, beteenden och attityder kompletterar i många fall individer med djup teknisk och teoretisk kunskap. Genom att ge dessa olika individer/personligheter en gemensam kompetens genom gemensamma utbildningar skapas sedan en enhetlig kontext att tänka och arbeta utifrån.

När du väl funnit de rätta kandidaterna till förbättringsledarrollen så kan vi på Sandholm Associates hjälpa dig att utveckla dessa kunskapsmässigt till fullfjädrade förbättringsledare. Ett bra grundkompetens för en förbättringsledare är att initialt utbilda denne till Black Belt. Genom denna utbildning ges de en gedigen bas i systematiskt förbättringsarbete och faktabaserad analys. Som del av en Black Belt-utbildning genomförs även ett skarpt förbättringsarbete där deltagarna börjar bygga upp sin erfarenhet i rollen som förbättringsledare. Därefter är det av största vikt att förbättringsledaren får möjlighet att arbeta så mycket som möjligt med konkret förbättringsarbete. Både genom att leda egna förbättringsprojekt och genom att handleda andra förbättringsaktiviteter så som Green Belts-projekt. Att även träna medarbetare i förbättringsmetodik är dessutom ett mycket bra sätt att utveckla sina egna kunskaper. Vi ordnar även löpande workshops för black belts där vi fortsätter att finslipa deras förmåga ett arbeta med förbättringsarbetets verktyg.

Längre fram i kvalitetskarriären är det dags att ta ännu ett kompetenskliv och utveckla förmågan att arbeta med utveckling på processnivå. Detta sker enklast genom att de deltar i vår leanledarutbildning. Även i denna ingår en hel del praktiskt och tillämpat arbete. Därefter fortgår det tillämpade förbättringsarbetet som leder till erfarenhetsuppbyggnad. Längre fram i karriären vara att vissa individer tar ännu ett steg och går vidare in i en kvalitetsledande roll alternativt sadlar om till en operativ chefsroll vars ledarskap givetvis är grundat i förbättringsarbete…

Läs gärna mer om kvalitetsarbetets roller och kompetenser i de skrifter som jag tagit fram. I dessa finner du även exempel från en mängd olika företag och organisationer. Vill du diskutera detta mer så är du givetvis alltid välkommen att höra av dig till mig!

Senaste inläggen

Bloggarkiv