8 tips om hur du lyckas som kvalitetsprofessionell
I mer än 25 år har jag arbetat med att utbilda och coacha kvalitetschefer och andra kvalitetsprofessionella i företag och organisationer i många olika länder. Den ständiga frågan som diskussionerna ofta kretsar kring är givetvis hur dessa personer ska nå framgång i sitt arbete och lyckas i rollen som kvalitetsprofessionell. Varje individs situation är unik, men samtidigt finns det en mängd gemensamma utmaningar som man kan förebygga. Det finns viktiga nycklar som kan hjälpa till att låsa upp dörren till framgång. I detta inlägg tänker jag ge dig några av mina stalltips avseende hur du ska lyckas och nå framgång. Här kommer de!
1) Fokusera på förbättringar som gör skillnad. Allt för ofta arbetar dagens kvalitetschefer i en förvaltande roll där fokus primärt ligger på att administrera verksamhetens ledningssystem, genomföra interna revisioner och hantera avvikelser. Ett sådant arbete lär knappast göra dig framgångsrik. Vad som krävs är en stark fokus på förbättringar som ger resultat, en fokus på verksamhetens kunder och en god förmåga att visualisera uppnådda resultat. Jag brukar säga att ”framgång leder till framgång” och menar då att man målmedvetet bör sträva efter att identifiera och driva förbättringar som ger mätbara och synliga effekter då dessa i sig leder till ökat intresse och bättre förtroende. Du måste helt enkelt genom handling bevisa för både ledning och medarbetare att kvalitet och förbättringsarbete är betydelsefullt och värt att satsa hårt på. Givetvis måste du även sköta de mer traditionella kvalitetssysslorna, men använd så mycket som möjligt av din tid till sådant som leder till resultat. Du behöver vara mycket resultatfokuserad för att lyckas väl!
2) Visa på behovet. Många människor kommer aldrig att förstå behovet av att arbeta med kvalitet och att förbättra verksamheten om du inte påvisar detta. Genom att belysa konsekvenserna av bristande kvalitet ser organisationen att kvalitetsarbete inte är en kostnad utan en mycket god investering. En analys av verksamhetens kvalitetsbristkostnader är ett mycket bra sätt att visa detta på. När det gäller enskilda problem bör tydliga business case upprättas för dessa. Business case som motiverar ambitiösa insatser och tillhandahållande av nödvändiga resurser. Att även göra efterkalkyler och räkna hem uppnådda besparingar och vinster relaterade till kvalitets- och förbättringssinsatser är vanligen mycket kraftfullt. Själv har jag arbetat med finansiella analyser av kvalitetsbrister och förbättringar i många år och vet vilken hävstång det finns i dessa.
3) Tag fram fakta om verksamheten. Att arbeta faktabaserad är en viktig hörnsten i kvalitetsarbetet. Fakta skapar både trovärdighet och visar på professionalism. Tyckande och tänkande hör inte hemma i ett seriöst kvalitetsarbete. Du behöver därför utveckla din förmåga att mäta kvalitet. När du lärt dig att mäta det som är viktigt i verksamhetens processer, krävs också god förmåga att analysera insamlad data. För att lyckas med detta krävs gedigen kunskap om tillämpad statistik. Ett kunskapsområde som varit grunden i kvalitetsprofessionen sedan vårt kunskapsområde växte fram för hundra år sedan. Idag är det dessutom enklare att lära sig avancerad analys tack vara modern mjukvara som Minitab. I takt med att datamängderna i dagens organisationer snabbt ökar, så ger sådan analysförmåga dessutom de som behärskar den ett allt större kunskapsövertag. Utan effektiv dataanalys kommer man i framtidens informationsöverflöd att vara i det närmaste blind. Titta gärna på några av filmerna om analys som du finner här.
4) Engagera verksamhets ledningsgrupp. Ledningens engagemang för kvalitet har en totalt avgörande betydelse för huruvida du når framgång eller ej. Engagemang är dock något du måste förtjäna. Att ledningsgrupper i många av dagens verksamheter inte är särskilt engagerade i kvalitetsarbetet ser jag som en effekt av att kvalitetsprofessionen i allt för stor utsträckning lägger fokus på fel saker. Saker som varken intresserar ledningen är av den rätta digniteten för att skapa engagemang. Åter igen handlar det om att uppnå resultat. Mätbara framgångar inom vad som är av yttersta vikt för verksamheten utgör grunden för att bygga ett starkt ledningsengagemang. Men det räcker inte med resultat. Ledningens kunskapsnivå måste dessutom ökas. Ett område där jag själv ofta hjälper kvalitetschefer genom ledningsseminarier, ledningsworkshops och utbildning. Mer om detta finner du här.
5) Bli en del av verksamhetens strategiarbete. Kvalitet definieras som förmågan att möta kundernas behov och förväntningar. Verkningsfullt kvalitetsarbete handlar därigenom att utveckla verksamhetens processer, kultur och ledarskap på ett sådant sätt att förmågan att möta kundernas behov och förväntningar ständigt förbättras. Själv talar jag ofta om kundorienterad verksamhetsutveckling, ett begrepp som jag tycker speglar detta väl. För att lyckas måste detta bli en del av verksamhetens strategiarbete. Att leverera kvalitet handlar ju ytterst om att uppnå det som verksamhetens finns till för. Kvalitet är inte något som ska drivas avgränsat inom en kvalitetsfunktion, utan måste vara grunden i verksamhetens strategi- och ledningsarbete. Du som kvalitetsprofessionell bör därför involvera dig djupt i detta arbete och bli den naturliga stödjande aktören i att förverkliga verksamhetens vision, mål och strategier. Just detta är precis vad vi möter i världsklassorganisationer som Toyota och Tata…
6) Skaffa dig en gedigen grundkompetens. Den genomsnittliga utbildningsnivån inom det egna ämnesområdet är låg inom kvalitetsprofessionen om man jämför med stödfunktioner som ekonomi, HR och IT. Det finns därför massor att lära. Gedigen kunskap hjälper dig att göra rätt samtidigt som den styrker din auktoritet och roll i ledningsarbetet. Tyvärr har jag över åren allt för ofta observerat kvalitetsinitiativ i företag och organisationer som misslyckats. En vanlig orsak till detta är att dessa inte varit genomtänkta eller att kunskapen hos dem som stått bakom dem varit otillräcklig. Att investera i att bygga upp en gedigen kunskap kan förebygga många kostsamma problem. Redan 1989 tog därför vi på Sandholm Associates fram vår Kvalitetschefskurs som är ger just den baskunskap som krävs hos de som ska verka som kvalitetschefer eller på andra sätt leda verksamhetsutvecklingsinitiativ. En kurs som är väl etablerad och känd i svenskt näringsliv och offentlig sektor, varför den öppnar nya dörrar för dig bland de tusentals kvalitetschefer som tidigare diplomerats av oss. En diplomering som även kan ge dig ett viktigt steg i din egen karriär. Läs mer här.
7) Bygg nätverk. Många kvalitetsprofessionella är ganska ensamma i sin roll. För att lära, utvecklas och nå framgång är nätverkande därför viktigt. Du bör bygga nätverk internt i din egen verksamhet både inom kvalitetsprofessionen och tvärprofessionellt samt utåt med kvalitetsprofessionella i andra verksamheter och gärna även i helt andra branscher. Internt i den egna professionen innebär detta att du behöver bygga en välfungerande kvalitetsorganisation. Denna utgörs vanligen både av en formell organisation med kvalitetsprofessionella och en informell organisation bestående av personer med lokalt kvalitets- och förbättringsansvar runt om i verksamheten. Denna organisation behöver varsamt vårdas och kompetensutvecklas.
Tvärprofessionellt bör du sträva efter att bygga nätverk och broar till andra professioner i den egna verksamheten och involvera dessa i det totala kvalitets- och förbättringsarbetet. En framgångsrik kvalitetschef har vanligen mycket starka relationer med verksamhetens controller, HR-chef, IT-chef, hållbarhetschef etc. Genom att förstå kopplingarna till dessa ämnesområden och stärka dessa får kvalitet en central roll i verksamheten. Externt är det viktigt att få inspiration och idéer genom att nätverka med andra kvalitetsprofessionella. Något som vi på Sandholm Associates försöker styrka genom att ordna återträffar för våra alumni, bygga nätverk, ordna symposium, arrangera konferenser, genomföra studieresor etc.
8) Öppenhet, ödmjukhet och utblick. Slutligen vill jag betona vikten av att vara öppen för att lära mer och ett nyfiket utforskande av nya möjligheter, andra organisationers framgång, saker du ännu inte lärt och koncept som inte tillämpas i din egen verksamhet eller bransch. Motsatsen till detta brukar jag kalla för att vara fundamentalist, dvs att låsa in sig mentalt och tro att det bara finns en enda bästa väg till framgång. En inställning som leder till trångsynthet, metodfokus och motvilja att förändra den kunskap/metodik som man arbetar mer. Framgång handlar ofta om att lära från olika källor, bredda sina vyer och integrera olika metoder/koncept i det egna arbetet. Detta handlar också om ödmjukhet. Ödmjukhet inför hur mycket det finns att lära. Ödmjukhet inför att vi aldrig kommer att bli färdiga utan att det alltid finns ätt bättre sätt och att vägen framåt handlar om ständiga förbättringar. Personligen tror jag att öppenhet och ödmjukhet utvecklas mycket genom utbildning, kunskap och upplysthet. Den som har en bred och gedigen förståelse inför allt som finns att lära och göra, får en annan mental inställning än den som tror att en enskild metodik är den enda vägen framåt.
Mycket viktig är dessutom att du skaffar dig en internationell utblick. I en global värld krävs ett globalt kvalitetsarbete. Särskilt då mycket av utvecklingen inom kvalitetsvärlden sker och alltid har skett utanför Sverige och Europa. Historiskt handlade det mycket om USA och Japan. Idag spelar även länder som Kina och Indien en betydande roll i kvalitetsutvecklingen. Som professor i kvalitet i Shanghai, styrelseledamot i USA:s nationella kvalitetsorganisation ASQ och vice president för den globala FN-anknutna kvalitetsorganisationen IAQ kan jag visa dig vägen och öppna de dörrar du behöver…
Hoppas dessa sju tips kan ge dig idéer om hur du ska arbeta dig vidare och nå framgång i din roll som kvalitetsprofessionell. Sammantaget ser jag det som en resa där vi i allra högsta grad behöver nyttja vår egen kompetens på oss själva. Det handlar ju om en systematisk och målmedveten förbättring av oss själva och vårt eget arbete…
För dig som vill läsa mer rekommenderar jag att du studerar dessa skrifter som är fyllda av goda exempel, mina och andras erfarenheter samt tankar om hur du och din organisation ska lyckas!
Lycka till! Hör gärna av dig om du vill ha mer hjälp och råd om hur du ska komma vidare!