Bra interna kvalitetsrevisioner lyfter verksamhetens ledningssystem, medan dåliga kvalitetsrevisioner kan sänka det riktigt djupt!
Interna kvalitetsrevisioner utgör ett skyltfönster för en verksamhets ledningssystem. Genom revision får verksamhetens kvalitetsprofessionella återkommande tillfällen att visa verksamhetens chefer och medarbetare värdet av ledningssystemet. Värdeskapande kvalitetsrevisioner som lyfter blicken, etablerar en konstruktiv dialog med organisationen och fokuserar på förbättring, kan kraftfullt bidra till att lyfta verksamhetens ledningssystem samt bidra till göra detta levande och dynamiskt. Omvänt kan föråldrade, byråkratiska och trångsynta interna kvalitetsrevisioner med ensidig avvikelsefokus snabbt stjälpa även det bästa ledningssystemet. Och inte bara ledningssystemet, utan i många fall även dra med sig verksamhetens hela kvalitetsarbete i fallet.
Det är därför av största vikt att lägga mycket kraft och energi på att etablera bra interna kvalitetsrevisioner i verksamheten. Detta handlar om allt från att skapa en tydlig strategisk ledningsstyrning av revisionsarbetet genom ett välutvecklat revisionsprogram och att utveckla de enskilda revisorernas förmåga och kompetens, till att utforma dynamiska och värdeskapande revisionstekniker samt om att knyta revisionsresultaten till ett verkningsfullt och systematiskt förbättringsarbete.
Själv har jag arbetat med att utbilda och träna internrevisorer i hundratals företag och organisationer i över 25 års tid. Jag har över åren haft förmånen att få se hur oerhört mycket ett bra revisionsarbete kan påverka synen på kvalitet i en verksamhet. Den vägen har jag också samlat på mig många viktiga erfarenheter om hur värdeskapande revisioner bör utformas och bedrivas. Några mycket viktiga sådana är bl a:
- Ett välutvecklat revisionsprogram som verkligen ”ägs” av ledningsgruppen och knyts till verksamhetens strategiarbete, är totalt avgörande för huruvida revisionsarbetet fokuserar på rätt saker och bidrar till att göra ledningssystemet till ett verktyg för att leda verksamheten. För att ge önskade effekter behöver revisionsprogrammet dessutom ständigt övervakas, utvecklas och förbättras i som del i ledningsarbetet.
- Att verksamhetens interna revisorer har gedigen erfarenhet från olika delar av verksamheten och ges relevant utbildning gällande ett värdeskapande och förbättringsinriktat revisionsförfarande. Förutom ren revisionsutbildning har jag dessutom sett att ett stort lyft i själva revisionsförfarandet sker när revisorerna även ges god kunskap om förbättring, problemlösning och processutveckling. Detta medför att de ser på verksamheten, processer och avvikelser med helt andra ögon och dessutom kan bidra till en förbättrings- och utvecklingsorienterad avvikelsehantering som inte bara handlar om att ”stänga ner” avvikelser. Här bedömer jag att en internrevisor åtminstone bör ha förbättringskunskaper motsvarande Sex Sigma Green Belt. Ska man arbeta med mer avancerad revision, så som tredjepartsrevision, skulle jag lägga denna ribba betydligt högre…
- Ett verkningsfullt revisionsarbete bör knytas till verksamhetens förbättringsprocess. Utan god förbättringsförmåga blir revisionsarbetet lätt platt och sterilt avvikelsefokuserat. En del i detta är att utveckla revisorernas förbättringskunskap, enligt ovan. En annan del är att nyttja den djupare förbättringskunskap som finns i en kvalitetsinriktad verksamhet. Genom att växla in avvikelserna, utifrån deras komplexitet, i relevanta förbättringsaktiviteter/-projekt kan goda effekter vidtas genom att avvikelsernas bakomliggande orsaker hanteras på ett faktamässigt och evidensbaserat sätt.
Utöver detta finns givetvis mycket annat viktigt att lära. Vill du utveckla din egen och din verksamhets revisionsförmåga rekommenderar jag att du deltar i Sandholm Associates utbildning ”Kvalitetsrevision”. Där kommer jag att lära ut hur ett verkningsfullt revisionsarbete bör bedrivas och träna deltagarna i ett modernt revisionsförfarande. Kursen är uppdelad i två moduler, mellan vilka deltagarna dessutom genomför tillämpat revisionsarbete på hemmaplan med avsikt att befästa lärandet. Redan nästa vecka (start 16 mars) kör jag igång vårens utbildning! Digitalt via Zoom. Häng med!
//Lars