Kompetensflaskhalsar hotar våra system!

En flaskhals uppstår när någon resurs utgör den yttersta begränsningen för vad som kan produceras i en process. Inom företagsekonomin talar man vanligen om trånga sektorer. Att förstå en verksamhets flaskhalsar och lära sig att hantera dessa är av största betydelse om ett effektivt system med hög tillgänglighet ska kunna upprättas och vidmakthållas. Detta är något som bl a Eliyahu Goldratt ingående beskrev i sin bok The Goal som publicerades 1984.

Att systematiskt förbättra utifrån de flaskhalsar som existerar i en verksamhets processer kan ofta medföra mycket stora genombrottsmöjligheter, men kräver kompetens.  Först måste man analysera verksamhetens flöden och identifiera de flaskhalsar som finns i dessa. Därefter ska dessa flaskhalsar på olika sätt elimineras, reduceras eller avlastas. Slutligen handlar det om att vidmakthålla de förbättringar som uppnåtts samt hantera det område som blivit en ny flaskhals i flödet då en tidigare flaskhals försvunnit.

Flaskhalsar som förekommer i en verksamhets processer har dessutom en mycket stor inverkan på det totala förbättringsarbetet. Att förbättra och effektivisera ett område där överkapacitet föreligger kan utifrån ett totalperspektiv vara helt bortkastad tid, medan förbättringar genomförda inom ett område som utgör en flaskhals i många fall kan få en enorm utväxling på processens totala effektivitet. God förståelse för en verksamhets flaskhalsar är därigenom av stor betydelse då förbättringsarbete strategiskt planeras och leds.

Idag är förståelsen för en verksamhets flöden och flaskhalsar mycket varierande. Detta gäller både generellt om man jämför olika verksamheter men också internt mellan olika områden. I arbetet med att utveckla och förbättra fysiska flöden, så som en tillverkningsprocess, finns i många fall en relativt god förståelse för de flaskhalsar som förekommer och hur de påverkar det totala flödet. Vid utveckling av tjänsterelaterade processer förefaller det dock som att denna förståelse ofta är betydligt sämre.

En typ av flaskhalsar som jag ofta möter och för vilka örståelsen vanligen är låg, är vad jag brukar kalla kompetensflaskhalsar. Dessa utgöres av kompetenser som kommit att bli begränsande för en verksamhets förmåga att kunna leverera, uppnå kvalitet och upprätthålla god tillgänglighet. I praktiken handlar det ofta om tillgång på olika slags specialistkunskap. Exempelvis kan det handla om att bristande tillgång på läkare eller sjuksköterskor allvarligt påverkar sjukvården förmåga att leverera de vårdtjänster som efterfrågas, att bristande tillgång på lärare leder till problem att upprätthålla kvalitet inom skolan eller att brist på IT-ingenjörer skapar problem för ett verksamhets förmåga att framgångsrikt digitaliseras.

Insikten om att dessa flaskhalsar existerar är givetvis något man snabbt erhåller. Idag skriks det högt efter fler läkare, sjuksköterskor, lärare och IT-ingenjörer och en rad andra kompetenser som upplevs som bristvara. Det problem jag primär ser handlar om att man inte förstår och hanterar dessa kompetenser på ett relevant sätt utifrån att de faktiskt utgör flaskhalsar i ett flöd. Att bara efterfråga mer resurser lär inte lösa problemen. Särskilt inte då det gäller kompetensflaskhalsar eftersom ledtiden i de flesta fall är mycket lång avseende utveckling av nya resurser som skulle kunna lindra de problem som finns. Att utbilda den mängd läkare, sjuksköterskor, lärare och IT-ingenjörer som idag efterfrågas skulle i praktiken ta många år. Om det ens är möjligt.

Om man inser att kompetensbrister i praktiken ofta utgör flaskhalsar i ett flöde är det mer sannolikt att man också kan finna bättre och snabbare sätt att hantera dessa på. Ett primitivt sätt att hantera flaskhalsar på är givetvis att tillföra mer resurser inom det aktuella området. Detta dock mer ”konstgjord andning” än en lösning på problemet. Ska man verkligen lösa orsaken till flaskhalsen behöver man gå djupare.

En strategi att hantera flaskhalsar handlar om att avlasta. Detta innebär att ta bort allt onödigt arbete och endast belägga den begränsande resursen med sådant arbete som absolut måste göras där. Detta är ett mycket intressant tänkande då man studerar kompetensflaskhalsar eftersom de flesta organisationer över tiden gjort precis tvärt om. Förmodligen inte medvetet utan som en följd av att man inte förstått hur flöden påverkar en verksamhets totala effektivitet och förmåga.

Vad som skett i nästan alla verksamheter är att man över tiden allt mer reducerat den stödjande personal, varigenom det arbete som dessa utfört successivt överförts på de specialister som finns kvar i huvudprocesserna. Något som medför att tidsutrymmet krymper för dessa att faktiskt arbeta med det som skapar det yttersta värdet och som verksamheten finns till för att leverera. Om man t ex studerar våden finner man att läkarna över tiden fått allt mer administrativa uppgifter och därigenom har den tid man kan ägna åt medicinska uppgifter och patienter minskat. Detta är en utveckling som vi kan observera inom väldigt många områden.

En mycket viktig och framkomlig strategi är därför att systematiskt avlasta de personer som utgör verksamhetens kompetensflaskhalsar och därigenom öka den tid dessa har att verka i sin egentliga roll. Med tanke på det ofta mycket stora inslaget av pålagda extraordinarie arbetsuppgifter som många yrkeskategorier idag har, finns det härigenom stora möjligheter att snabbt frigöra mer specialistresurser.

En annan strategi handlar om att effektivisera och utveckla det arbete som utförs inom det område som utgör en flaskhals. Med tanke på de, ofta gigantiska, kvalitetsbristkostnader, slöserier och icke-värdeskapande aktiviteter som finns i dagens verksamheter så kan stora resurser frigöras genom ett prioriterat och systematiskt förbättringsarbete. När man i grunden lösa de problem som påverkar arbetet negativt och utvecklar aktuella processflöden kan effektiviteten påtagligt förbättras. Genom att, som nämnts ovan, inrikta verksamhetens förbättringsinsatser mot kritiska flaskhalsar kan ofta betydande effekter uppnås.

När väl en flaskhals är hanterad och har minskat så kommer en annan del att flödet att bli den nya trånga sektorn. Jakten på nya flaskhalsar som behöver effektiviseras och avlastas fortgår därför. En viktig del i ett framgångsrikt arbete med ständig förbättring.

För dig som vill lära mer om flöden och hur dessa kan utvecklas rekommenderar jag kursen Värdeflödes- och processanalys samt påbyggnadskursen Effektiva flöden och processer.  Genom dessa kurserna utvecklas din förmåga att förstå och utveckla en verksamhets processer genom att använda olika metoder och principer som bl a åtefinns inom Lean.

Senaste inläggen

Bloggarkiv