Att förbättra en verksamhet kräver kunskap. Förbättringar är inget som bara sker av sig själv. Man kommer inte heller särskilt långt med endast ett sunt förnuft. Förbättringskunskap handlar om sådan kunskap som krävs för att lösa problem och utveckla processer. Denna kunskap innefattar både hur vi förbättrar utifrån ett strukturellt och kulturellt perspektiv. Sedan snart hundra år har detta kunskapsområde utvecklats inom kvalitetsprofessionen. Trots detta är det fortfarande många som varken förstår att den behövs eller ens existerar. Än mindre vad den innefattar. För att förtydliga förbättringskunskapens innebörd och behovet av att utveckla denna kunskap i alla verksamheter, höll jag nyligen ett webinar om detta. Om du missade detta eller om har kollegor som du tycker borde veta mer om förbättringskunskap så finns nu webinaret att se på här.

Behovet av att utveckla landets skolor är stort. Svensk skola håller tyvärr på att tappa mark internationellt. Något som bland annat PISA-undersökningen visat. Förmodligen finns det andra dimensioner i skolan, som en sådan studie missar, där svensk skola ligger bättre till. Uppenbart är dock att det finns allvarliga problem i vår skola och att en hel del behöver förbättras. I ett annat inlägg belyste jag här om dagen att skillnaderna mellan olika skolor är stora och att de bästa svenska skolorna arbetar med kvalitet på ett mycket professionellt sätt, samtidigt som genomsnittet släpar efter. Jag konstaterade då även att en betydande orsak är ledarskapet. I detta inlägg tänkte jag gå vidare och reflektera om vad som behöver göras för att verkligen få den kvalitetsutveckling och de förbättringar som behövs att inträffa.

De senaste dagarna har jag funderat väldigt mycket på kvalitet i skolan. Orsaken till detta är att jag som medlem av domarkommittén för Kvalitetsutmärkelsen Bättre Skola suttit och gått igenom underlaget från årets examinationer. I Torsdags hade vi vårt slutgiltiga möte och fatta beslut om mottagare av utmärkelsen. Vad beslutet blev tänker jag inte berätta om nu utan det kommer ni att få reda på via SIQ:s pressrelease på måndag eftermiddag. Blir en spännande helg för vissa…

Det talas allt mer om behovet att integrera den kompetens och de initiativ som finns i dagens verksamhet avseende digitaliseringsarbete och kvalitetsutveckling och den vägen uppnå ett verksamhetsutvecklingsutvecklingsarbete som ger bättre resultat och effekter utifrån verksamheten och dess kunders behov. Detta är ett område som jag personligen tror att det finns oerhört mycket att vinna på. Idag finns en stor riska att många digitaliserings- och IT-initiativ blir ensidigt teknikdrivna och i stor utsträckning missar verksamhetens och än mer dess kunders behov. En stor fråga som detta resulterat i inom kvalitetsprofessionen är hur detta påverkar vår professions framtida roll och kompetens.

Ganska ofta funderar jag över hur en del ledningar egentligen tänker och resonerar. I förmodligen alla verksamheter är det en självklarhet att det inte räcker att endast bevara det vi har idag. I en värld med accelererande förändringar runt om oss, är kraven på att ständigt utvecklas och förbättras enorma. De varor, tjänster och processer som är bra idag, kommer inte per automatik att förbli bra även i framtiden. Behovet av ett systematiskt och verkningsfullt förbättringsarbete accelererar i takt med förändringarna i omvärlden. Den förbättringsförmåga som är bra idag kommer därigenom inte heller att vara tillräcklig i framtiden. Behovet av att förbättra förbättringsförmågan accelererar.

Det har länge talats om flygskam. Dagens hållbarhetsdebatt har ofta en mycket negativ inställning till resande, transporter och tung industri. Givetvis behöver sådana områden diskuteras då de har stått för en betydande del av mänsklighetens negativa hållbarhetspåverkan. Sedan länge sker dock en utveckling mot en helt ny värld. En värld kännetecknad av digitalisering, informationsteknik och artificiell intelligens. En utveckling med många spännande möjligheter, men också stora utmaningar. En dessa utmaningar som det nästan inte alls talas om är digitaliseringens enorma hållbarhetspåverkan. En påverkan som berör ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet. Ekologiskt handlar det mycket om energiförbrukning och tärande på sådana ändliga metaller som krävs då teknologin ska tillverkas, socialt om missbruk och beroende av digitala tjänster och ekonomiskt om de ”cost of poor digitalization” jag tidigare skrivit om.

Många verksamheter har det idag ekonomiskt tufft. Covid-19 har satt djupa spår både i offentlig verksamhet och privat näringsliv. Med största sannolikhet ligger många utmaningar dessutom ännu framför oss. En av de allra största frågeställningarna just nu är därför hur ekonomin ska räddas.
Alla historiska erfarenheter visar att det inte går att svälta och bromsa sig ur en svår kris. Kortsiktigt kan dramatiska nedskärningar givetvis ge vissa effekter, men ur ett längre perspektiv är en sådan strategi vanligen både farlig och destruktiv. Allt för ofta skadas betydande delar av verksamhetens värdeskapande processer samtidigt organisationens förmåga att utveckla och förbättra slås sönder.

Vi lever i en värld som förändras allt snabbare. Historiskt gick utvecklingen långsamt. Då var det möjligt att hänga med genom den naturliga evolutionen och en gnutta sunt förnuft. Nu är läget annorlunda. Kundernas krav, omvärlden, tekniken, det ekonomiska läget, konkurrensen och mycket annat förändras oupphörligt i en hastighet som dessutom blir allt högre. Situationen kan hanteras på två olika sätt. Antingen tvingar vi oss själva att ”springa” allt fortare för att hänga med eller söker vi nya och smartare sätt att bedriva arbetet på. Det förstnämnda sättet leder tyvärr med största säkerhet till att människorna kommer i kläm. En viss tid går det kanske att hålla nivån genom att endast öka tempot, men ganska snart kommer verkligheten ikapp som följd av att slitaget på både medarbetare och chefer blir enormt. Förr eller senare försvinner möjligheterna att hänga med en värld som förändras allt snabbare. Ett läge uppstår, då den totala krisen och verksamhetens kollaps är ett faktum.

Det talas ofta om betydelsen av att behärska statistisk metodik och ha ett statistiskt tänkande för att lyckas med kvalitets- och förbättringsarbetet. Detta är inget nytt. För närmare hundra år sedan tydliggjorde kvalitetsområdets första stora tänkare, Walter Shewhart, detta i sina böcker. Senare tryckte kvalitetsgurus som Edwards Deming och Joseph Juran hårt på detta. Något som bl a kom att resultera i att japanskt kvalitetsarbete fullständigt utgick från statistiskt tänkande. När Deming senare myntade begreppet profound knowledge betonade han att en av hörnstenarna i den kunskap som är grunden för att en verksamhet ska kunna förbättras är statistisk tänkande. Personligen har jag dock märkt att många personer inte förstår innebörden av och emellanåt avfärdar detta med att exempelvis konstatera att de inte har så mycket mätdata att inte djup statistisk kunskap behövs. Något som tydligt visar att man inte förstått vad statistiskt tänkande handlar om. Jag tänkte därför utveckla detta viktiga område lite mer här.

För att uppnå en hållbar utveckling krävs det mycket mer än en insikt om att hållbarhet är viktigt. Först och främst krävs en god förståelse för vad hållbarhet innebär och på vilka sätt den egna verksamheten påverkar denna. Detta är idag relativt enkelt då FN har gjort ett mycket gediget arbete och genom sina 17 hållbarhetsmål tydliggjort och enat världen i vad som på ett övergripande plan är viktigast att fokusera på. Den enskilda organisationen måste utifrån dessa mål sedan göra ett gediget arbete med att tolka och översätta dessa till den påverkan den verksamhet som bedrivs har på samhället, naturen och framtida generationer. Här talar vi ofta om att en väsentlighetsanalys ska genomföras med avsikt ringa in de mest betydelsefulla effekter verksamheten orsakar/kan påverka. Dessa behöver inte bara uppstå i den egna produktionen utan kan lika mycket vara en del av den marknadsrelaterade aktivitet som bedrivs. Exempelvis påverkar med största sannolikhet ett finansbolag hållbarheten mer genom hur bolaget styr sina placeringar mot hållbara alternativ än genom papperssortering i kopiatorrummet…

Under det senaste året har vi bedrivit ett intensivt arbete med att utveckla den nya globala utmärkelsen IAQ Quality Sustainability Award. Nu är den klar! International Academy for Quality (IAQ) är sedan 1966 den organisation som verkar för att samordna kvalitetsområdet utifrån ett globalt perspektiv. Själv har jag sedan drygt tio år varit del i att leda IAQ i form av vice president och styrelsemedlem. Jag har även lett arbetet med att ta fram denna nya utmärkelse.

Världen kommer inte att bli mer hållbar bara för att vi skriker högre. Självklart är förståelsen för behovet att uppnå en mer hållbar utveckling oerhört kritisk for huruvida något händer eller ej. Men förståelsen för att ett problem existerar kommer inte att lösa detta. Vad som krävs är ett målmedvetet och faktabaserat förbättringsarbete inriktat mot de faktorer som driver de effekter som påverkar mänskligheten. Och dessa faktorer finns i våra verksamheters processer. Potentialen att kunna påverka är dessutom väldigt stor. Slöserier, ineffektiviteten och kvalitetsbristkostnader är en betydande del av vår vardag.

Under snart 50 års tid har Sandholm Associates varit en av de ledande utbildningsorganisationerna gällande kvalitet, kundorienterad verksamhetsutveckling och systematiskt förbättringsarbete i Europa. Vi har arbetar med många olika koncept, metoder och verktyg. Grunden för vårt sätt att arbeta har dock primärt alltid varit det fysiska mötet mellan människor. Det fysiska klassrummet har varit vår bas. Både i våra egna utbildningslokaler och ute hos våra kunder. Vi har befunnit oss på kursgårdar, konferenscenter och mitt ute i våra klienters produktion av tjänster och varor. Men våren 2020 blev det tvärnit som följd av Covid-19. Social distansering, karantän och fysiska nedstängningar blev den nya vardagen. På kort tid lyckades vi dock ställa om till ett digitalt lärande.

Tillgång till relevant och korrekt data är grunden för att lyckas som verksamhet. Utan god kunskap om vad som händer både i och runt den egna organisationen är möjligheterna att nå hållbar framgång mycket begränsade. En fungerande marknadsekonomi ställer samtidigt krav på att kunderna har tillgång till bästa möjliga information. Är informationen felaktig eller förvanskad fungerar inte konkurrensen. Därför behöver vi som kunder också ha koll på informationen. Det samma gäller vår demokrati. Om inte medborgarna har tillgång till opåverkad och säker information faller förutsättningarna att upprätthålla en fungerande demokrati. Kan vi som individer inte lita på informationen, oberoende om det handlar om företag eller samhälle, så finns inte heller en grund för tillit, förtroende och engagemang. Dålig information leder snabbt till misstro, bortförklaringar och splittring. Att säkerställa tillgången till information och data av högsta möjliga kvalitet är därför en av våra allra viktigaste framtidsfrågor.

Diskussionerna om miljö och hållbarhet har funnits länge. Redan på 1970-talet var miljödiskussionerna heta. Över åren har medvetenheten om behovet att agera ökat. Olika frågor har dominerat debatten. Det har handlat om energi, föroreningar, förbrukning av ändliga resurser, ozonskiktet, klimat etc. Miljöfrågan utvidgades över tiden och övergick till hållbarhet. Andra, för framtida generationer viktiga frågor, så som sociala och ekonomiska faktorer blev också en del av debatten. 2015 konkretiserade FN hållbarhetsområdet genom att formulera 17 globala utvecklingsmål (Agenda 2030), vilka sammanfattar de allra viktigaste hållbarhetsutmaningarna som mänskligheten står inför. Förståelsen för vad som är viktigt är följaktligen god. Hur vi ska uppnå den utveckling som krävs för att möta dessa mål känns dock desto otydligare och svårare.

Just nu befinner sig världen i ett Coronavacuum. Mycket av vad som händer och sker påverkas av den nu pågående pandemin. Olika verksamheter drabbas på olika sätt. Vissa har totalt stillestånd eller dramatiska nedgångar i efterfrågan. Andra arbetar mer än någonsin för att kunna möta de nya behov som uppstått som följd av den aktuella krisen. Vissa har inte påverkats direkt, men lever i en ständig oro om vad som kommer att ske framöver. Gemensamt är att fokusen i de flesta verksamheter är inriktad mot vad som händer här och nu, något som är helt normalt när vi befinner oss mitt i en svår kris. Man skulle nog kunna hävda att en del av det vi ser är något av ett chocktillstånd.

Väldigt ofta observerar jag situationer då det dras slutsatser och hävdas både det ena och det andra, utan att man har någon faktamässigt grund för det man påstår. Detta händer ständigt i företag och organisationer, inom politiken så väl som i media. Min erfarenhet är att detta är ett problem som snabbt ökar, något som med största säkerhet beror på att vi som människor allt oftare hamnar i allt mer komplexa beslutssituationer. Ett skäl till denna komplexitet är att mängden information som finns att tillgå hela tiden ökar. Och den ökar mycket snabbt. Ibland hävdas det t o m att mängden data runt oss ökar exponentiellt. Sedan länge har vi nått ett läge då den mänskliga hjärnan inte klarar av att inhämta och analysera all viktig information på egen hand. Då ökar självklart risken att våra slutsatser och beslut blir fel.

I den rådande Coronakrisen har det emellanåt skrivits i media om att utvecklingen mot allt mer effektiva verksamheter baserade på Lean, Just-In-Time (JIT), dragande system och minskade buffertlager utgör en viktig orsak till många av de problem som vi idag ser både inom näringsliv och offentlig verksamhet. I en kris ställs stora krav på buffertar och extra förrådshållning av kritiska artiklar. Något som på senare tid visat sig brista på ett smärtsamt sätt, då alltifrån andningsskydd och läkemedel till extra vårdplatser och fältsjukhus saknats i vården. Dessutom har och brist på kritiska artiklar inom industrin medfört att vissa företag tvingats stoppa produktionen. Huruvida detta är något vi ska beskylla leanfilosofin för är en fråga som jag här tänker diskutera lite djupare i detta inlägg.

Erfarenheter från tidigare kriser visar på ett starkt behov av handlingskraft och tydligt ledarskap i situationer som den som råder just nu. De som vanligen bäst lyckas ta sig igenom en kris är de som aktivt agerar.  Detta handlar både om att lösa så många som möjligt av de problem som uppstår och om att engagera människor i ett arbeta som skapar framtidstro, meningsfullhet och motivation. Enligt min erfarenhet är dessa båda effekter lika viktiga. Att gjuta hopp och energi bland medarbetarna genom konkreta förbättringsinsatser ska definitivt inte underskattas. En energi som i sig bidrar oerhört mycket till att hantera en kris och de effekter som denna för med sig.

Coronaviruset har skapat en kris utan like och ingen vet i dagsläget hur länge denna kommer att pågå. Många individer och organisationer har som följd av åtgärder för att reducera smittspridning, minskad kundefterfrågan, svårigheter att bedriva produktion, stängda gränser etc blivit sysslolösa eller strandsatta i hemmet. I denna påtvingade situation finns det dock även stora möjligheter. Den tid som ofrivilligt frigjorts skulle kunna användas till att skapa nya viktiga värden för verksamheten. Något som företag som Scania och SKF lyckades mycket väl med under finanskrisen 2008. 

Förra veckan genomförde jag och Marita Bergendahl inspirationsseminarium i Porto, Braga och Lissabon. Vi fick då möjlighet att möta många mycket trevliga och kompetenta kvalitetsprofessionella runt om i Portugal. Dessa seminarium är ett led i etableringen av ett nytt utbildningsprogram i Sydeuropa via vårt internationella bolag Sandholm Excellence Center. För detta ändamål har vi valt Portugal, vilket är ett både utvecklingsmässigt och kulturellt oerhört spännande land, som säte. Ett långsiktigt led i detta är dessutom uppbygnaden av ett eget utbildningscenter i Ponte de Lima i norra Portugal. För dig som vil läsa mer om detta finns mer information på vår internationella hemsida www.excellencecenter.se

Just nu är jag på styrelsemöte i ASQ. Denna gång är Google värdföretag, så vi håller till på deras huvudkontor i Mountain View (Silicon Valley) alldelses söder om San Francisco. Fantastisk ort och härligt väder. Förutom ett intressant och givande möte med mycket spännande diskussioner om vad som händer i kvalitetsvärden så han vi även se en del av Googles verksamhet. Ett oerhört intressant företag med många annorlunda sätt att bedriva verksamheten på och engagera medarbetarna. En rolig sak som jag reagerade på var att de berättade att den mest populära utbildningen som hålls internt på Google Academy är deras Six Sigma Black Belt utbildning och att denna metodik används som grund för mycket arbete som bedrivs i deras team. Precis som jag tryckt på i en mängd inlägg hänger it-utveckling i toppklass ihop med ett faktabaserat förbättringsarbete!

Jag får regelbundet olika frågor om hur man bäst lyckas utveckla sig till förbättringsledare. Många har insett att Sex Sigma innehåller mycket av det kunnande som krävs för att nå framgång i förbättringsarbetet. Frågorna handlar därför ofta om vad man ska välja för någon nivå på Sex Sigma ”bälte”, vad olika certifieringar innebär, skillnaden mellan olika utbildare, etc. I detta inlägg tänker jag därför försöka besvara några viktiga sådana frågeställningar som alla är av största vikt för dig som vill nå framgång i rollen som förbättringsledare. Ett kompetensområde som inte är helt enkelt att förstå och där allt som säljs på utbildningsmarknaden tyvärr inte riktigt är vad som utlovas.

Via nyheterna nås vi allt mer av uppgifter om att ett stort antal av landets kommuner och regioner dras med växande ekonomiska problem. Kostnaderna skjuter i höjden och det är svårt att klara av alla de utmaningar som skolan, vården, omsorgen och andra delar av vårt välfärdssystem ställs inför. När underskotten ökar är det av största vikt att vidta rätt åtgärder. Givetvis ligger drastiska nedskärningar nära till hands, men då kostnaderna gäller landets medborgares välfärd är detta inte heller lätt. Redan idag finns det allt för många skrämmande exempel på hur våra gamla, våra sjuka och våra barn drabbats hårt av sådana ensidiga sparbeting. Det finns dock en bättre väg!

I dagarna har vår tidning Potential gått ut till ledare, chefer och kvalitetsprofessionella runt om i Sverige. I det nya numret kan du läsa ett antal intressanta artiklar om vad som just nu pågår i kvalitetsvärlden. SKR:s vd Staffan Isling ger sin syn på kvalitetsutveckling i kommuner och regioner. CEVT:s kvalitetschef Fredrik Hedfors berättar om företagets kvalitetsarbete och om den starka kinesiska kvalitetskulturen i företaget. Christina Bengtsson, världsmästare i skytte och känd TED-talare, berättar om hur bättre fokus kan hjälpa. I tidningen finns även ett reportage om förbättringsarbete hos Morakniven. 

Det gångna året har varit ett intensivt år utifrån ett kvalitetsperspektiv. Mycket har hänt och än mer lär ske nästa år. För att inte tala om vad som kommer och behöver hända under det nya decenniet som vi nu är på väg in i. Jag tänkte i denna årskrönika spegla detta utifrån några av mina egna upplevelser under 2019. Som vanligt finns det en hel del som vi alla kan lära från det som skett och använda oss för att göra framtiden ännu bättre.