Avsnitt 6 - Digitaliseringen som blev ett självändamål
Nu har jag kommit till sjätte avsnittet av min sommarföljetång som handlar om ”effektiviteten som vi effektiviserade bort”. Denna gång är temat digitalisering. Ett område som det talas väldigt mycket om idag. Ett företag eller en organisation som inte hela tiden står på tå och digitaliserar allt som går förefaller enligt affärspress och förståsigpåare vara totalt chanslöst i framtiden. Och visst skapar digitaliseringen många fantastiska nya möjligheter att förenkla, effektivisera och uppnå värde. Men om så ska kunna ske krävs givetvis eftertanke och förnuft. Idag ser vi dock mängder med dåliga IT-satsningar som skapar problem, ineffektivitet och frustration både för anställda och kunder.
Jag har redan tidigare berört problemen med digitaliseringen i samband med att jag skrivit om elektronisk kommunikation och bortrationalisering av stödjande arbetsuppgifter, men nu tänker jag fokusera på fenomenet digitalisering i sig. Huvudproblemet handlar enligt min erfarenhet om att digitalisering allt för ofta blivit ett självändamål. Man utgår från ny teknik och IT-system istället för de behov som finns hos verksamhetens kunder och i de processer som nyttjas för att möta dessa behov. I många verksamheter sker enorma investeringar gällande IT som applåderas av IT-branschen, ledningar och aktiemarkanden på ett okritiskt och naivt sätt. Värdet av många satsningar förefaller dock tveksamt samtidigt som baksidorna av dessa satsningar kan vara mycket alvarliga.
Misstolka mig inte! Jag är inte IT-fientlig. Mitt huvudbudskap är att IT och digitalisering inte är ett mål utan ett medel för framgång. Detta kräver att IT underordnas och blir en del av affärs-, verksamhets- och organisationsutvecklingen. Så är fallet allt för sällan idag då IT och digitalisering blivit ett självändamål som inte nyttjas på ett för verksamheten samt dess kunder och personal smart sätt. En effekt av detta är att vi ser mängder med IT-satsningar som har stora brister och som i många fall katastrofalt misslyckas med att möta bakomliggande behov och krav. Allt för ofta har vi fått teknik för teknikens skull. Hur ofta möter vi inte system som upplevs användarovänliga, ogenomtänkta och klumpiga. System som slukar massa tid och energi helt i onödan.
Värdet av att alltid ligga i yttersta framkanten IT-mässigt betonas idag starkt inom IT-branschen och affärspressen och visst är det viktigt att hänga med. Samtidigt har detta effekten att man lätt blir ”försökskanin” och tvingas ta höga utvecklingskostnader, barnsjukdomar och effekter av de problem som uppstår. Jag tycker att detta ibland bör ställas mot det tänkande som bl a finns inom Toyota som utgår ifrån att man ska vara försiktig med och i många fall undvika ny obeprövad teknik. Givetvis finns i detta ett svårt motsatsförhållande mellan att vara i fronten och samtidigt undvika onödiga risker. Vad som är rätt torde skilja från situation till situation och handlar nog mest om hur stora möjligheter som den nya tekniken kan ge. Att försöka leda utvecklingen inom områden som inte har stor förbättringspotential förefaller i mina ögon som dumdristigt.
Ett område som ofta brister stort är kravställande och kravhantering. Man gör helt enkelt fel redan från början genom att de krav som system utvecklas utifrån inte är identifierade fullt ut, otydligt formulerade, ej förstådda etc. Beställarkompetensen är dessutom i många fall mycket bristande i våra verksamheter. Något som blir än mer allvarligt då allt mer av systemen outsourcas. Organisationer hamnar därför lätt ”i knät” på IT-konsulter som sällan har grepp om hur verksamheten fullt ut fungerar. Resultatet blir i många fall både dåligt och dyrt…
En stor brist i många system är att deras förvaltningsbarhet är mycket dåligt. Detta innebär att stora onödiga kostnader ofta uppstår i ett systems framtida tidsfaser. Det är vanligt att system programmeras sönder för att passa den unika verksamhet man har, vilket gör att de inte kan versionshanteras utan dyr anpassning. För att undvika detta krävs övergripande styrning och ledning av arbetet som både utgår från ett helhetsperspektiv och inför tydliga regler för vad som ska anpassas och ej.
En annan tänkvärd effekt av dagens enorma investeringar i avancerade verksamhets- och affärssystem har att göra med den trögrörlighet vi riskerar att skapa. Verksamheter som investerar hundratals miljoner eller kanske t o m miljarder i sådana system kan inte bara byta ut dem då bättre alternativ finns i framtiden. De system som vi lägger en grund för idag torde vi därför få leva med länge. Detta samtidigt som vi kan vara ganska säkra på att utvecklingen framöver kommer att gå än snabbare. Hur kommer detta att påverka oss i framtiden? Kommer vi att finansiellt sitta fast i gamla och omoderna system i framtiden då investeringar som vi gör i digitalisering idag finansiellt måste räknas av. Visst finns det fördelar med att idag ligga i fronten, men det finns också stora risker relaterat till att vara först ut med ny obeprövad teknik. Vad som är rätt och fel är svårt att veta, men säkert är att vi borde se på digitaliserinegen mer utifrån den nytta som kan uppnås och mindre utifrån ett teknikperspektiv.
Ett angränsande problem som snabbt växer handlar om den sårbarhet vi skapar genom all information som finns i våra system. Information som i många fall inte informationsvärderats ordentligt och därför inte heller it-säkrats tillräckligt, vilket gör att informationen i många system kan förvanskas, förstöras eller stjälas. Ett problem som idag växer enormt snabbt då antalet saker som innehåller information och är uppkopplade via olika system ökar lavinartat. Begreppet ”Internet of Things” har börjat få stor spridning och det talas om att det idag finns fler uppkopplade prylar som kommunicerar med varandra än det finns människor på jorden. Och detta torde bara vara en början. Utifrån detta kan man bara fantisera om de problem som vi står inför gällande säkerhetsfrågor som följd av digitalisering….