Förbättringsarbetet sjätte dödssynd: Att driva förbättringar utan att säkerställa åtgärdernas genomförande, stabilitet och fortlevnad
Allt för ofta kan man observera förbättringsarbete som inte resulterar i önskade resultat och effekter trots att man framgångsrikt lösta ett problem och tagit fram verkningsfulla åtgärder. En vanlig orsak till detta är att framtagna åtgärder inte blir fullt ut genomförda. En annan orsak är att genomförda åtgärder inte förblir stabila över tiden varigenom återfall till de ursprungliga arbetssätten uppstår, med följd att uppnådda resultat inte blir bestående. För att undvika dessa fallgropar krävs ett välplanerat genomförandearbete samt ett systematiskt uppföljande och styrande av implementerade åtgärder.
Att förbättringar inte blir genomförda kan bero på bristande implementeringsarbete eller att förbättringsprojekt/-aktiviteter levererar lösningsförslag som aldrig blir genomförda. Relativt vanligt är att fokus mer ligger på att ta fram lösningsförslag än att driva arbetet hela vägen till genomförd förbättring och verifierande av att önskade resultat uppnåtts. Effekten blir att man erhåller mängder av lösningsförslag som i stor utsträckning aldrig blir realiserade. Det är därför av mycket stor vikt att förbättringsaktiviteter/-projekt redan från början planeras hela vägen till genomförande. Ett bra sätt att säkerställa detta på är att använda en tydlig förbättringsmodell som omfattar alla nödvändiga steg i detta arbete. Ett bra exempel på en sådan är Sex Sigmas DMAIC-modell. Ett annat exempel är CIM-modellen som vi utvecklat inom IAQ/EOQ för Europa.
En central del i förbättringsarbetet är att inkludera planering och initiering av åtgärdernas implementering både i den kompetens och de modeller som används. Framtagning av strukturerade genomförandeplaner med allt vad detta innebär måste vara en naturlig del av förbättringsgruppens arbete. Centralt är även att kunna leda implementeringsarbetet på ett framgångsrikt sätt.
Ett annat relativt vanligt skäl till att förbättringar misslyckas man inte lyckas vidmakthålla de effekter som momentant uppnåtts eller att uthålligheten inte är tillräckligt stor för att åtgärderna ska hinna nå full verkan. För att motverka detta krävs att åtgärder som genomför verkligen säkras samt att uppföljning fortgår tills full stabilitet uppnåtts i de nya arbetssätten. Det sistnämnda är något som i vissa fall kan krävas under en mycket lång tidsperiod då de förändringar som en del förbättringar resulterar i handlar om att gamla väl innötta vanor behöver ersättas med nya bättre vanor. Sådana förändringar ska man inte underskatta svårighet av.
Att säkra en genomförd förbättring handlar mycket om att ta fram nya tydliga arbetsrutiner, standardisera det nya arbetet och träna berörda individer i de nya arbetssätten. Som del i detta kan med fördel även felsäkrande metodik tillämpas. Uppföljning eller styrning av genomförda förbättringar handlar både om att definiera mätbara CTQ:er som kan följas över tiden och om att vid behov även införa rutiner för fortlöpande revision/tillsyn/granskning av implementerade åtgärder. En annan viktig komponent är att genomförda förbättringar först verifieras, rapporteras och avslutas då uppnådda resultat fullt ut uppnåtts. Mycket av denna kunskap finns idag lättillgänglig via framför allt Sex Sigma-konceptet men även i viss mån inom Lean.
Förbättringsarbetets sjätte dödssynd berör följaktligen problematiken med att många bra åtgärder och lösningar som tas fram aldrig genomförs eller blir verkningsfulla. Mycket betydelsefullt är därför att fokusera på att de åtgärder som tas fram verkligen genomförs och därefter stabiliseras och fortlever över tiden. Det är ju ett oerhört stort slöseri att det arbete som har lagts ned på att förstå och lösa ett problem blir förgäves genom att genomförandet av framtagna åtgärder uteblir. Något som förmodligen även skapar både frustration och dålig motivation hos de personer som engagerat sig i och lagt värdefull tid på arbetet.