Verkningsfull processutveckling kräver Leankunskap!
Att utveckla processer handlar inte bara om att kartlägga och dokumentera dem. Det är inte den som har längst flödesschema i slutändan, som vinner. Många har försökt med det, så den insikten är stor. Processutveckling handlar desto mer om att förstå och systematiskt utveckla de flöden som ligger som grund för processens funktion och framgång. Sedan snart 30 år finns många av de tankesätt, principer och verktyg som krävs för att lyckas i detta arbete att tillgå från Leankonceptet. Att bedriva processutveckling utan att ha tillgång till denna kunskap är inte bra svårt. Risken är dessutom stor att framgångarna uteblir och att organisationen därigenom fullständigt tappar förtroendet för processarbete.
Dessvärre har Lean, utifrån min uppfattning, allt för ofta presenterats och lärts ut på ett tillkrånglat och otydligt sätt. I många fall har de tillvägagångssätt som framgångsrikt Leanarbete kräver, drunknat i filosofier och värderingar. Detta har resulterat i att de som ska utveckla processer utifrån Lean, i många fall lärt mängder av verktyg och principer utan att förstå det kontext som dessa ska användas i för att framgång ska nås. Dessa verktyg och principer är viktiga men de är inte dessa enskilt tillämpade som gör skillnad. Här krävs en bättre helhetsförståelse.
Min erfarenhet är att det dessutom måste finnas en viss förbättringsmognad i en verksamhets ledning för att förbättringsarbete på processnivå överhuvudtaget ska ha förutsättning att lyckas. Att arbeta med processutveckling innefattar nämligen ofta en hel del människor samt hantering av deras beteenden, den kultur de verkar i och hur de leds. Finns inte denna nödvändiga mognad och ett visst mått av ledningsengagemang är det ofta bättre att initialt börja med att driva förbättringar utifrån ett rent problemlösningsperspektiv. Ett mycket bra sätt att snabbt bygga engagemang är då att välja ut strategiskt viktiga problem och lösa dessa i specifikt sammansatta förbättringsprojekt under ledning av förbättringsledare med gedigen kompetens. Med fördel kan ett sådant arbete utgå ifrån Sex Sigma-metodiken.
Förr eller senare behöver dock förbättringsarbetet lyftas till processnivå. Grunden för verksamhetens framgång bygger ju på huruvida dess processer har förmåga att leverera det värde som dess kunder efterfrågar till minsta möjliga resursåtgång. Säkrast är då att arbeta process för process och sätta samman team/projektgrupper som initialt hanterar en process i taget. Senare kan arbetet växlas upp och dessa processer allt mer flätas samman. Viktigt är dock att arbetet hela tiden sker på ett kontrollerat och säkert sätt. En stor risk är nämligen att man startar upp något som man inte mäktar med och därigenom aldrig uppnår resultat och framgång. Ett sådant förfarande riskerar att äventyra hela processutvecklingsarbetet.
Personligen utgår jag från några centrala steg som ligger som grund vid utveckling av processer, då jag lär ut eller skriver böcker om detta. Det första och mycket betydelsefulla steget är att förstå det värde som den aktuella processens förväntas leverera. Centralt är att studera situationen utifrån ett kundperspektiv. Först därefter kan man framgångsrikt gå vidare och analysera processens nuläge. Som grund för detta arbete finns en mängd olika verktyg. Det mest kända är värdeflödesanalys, men det finns även många andra viktiga verktyg. Hur man bäst går tillväga beror helt och hållet på vilken situation processen befinner sig i.
När god kunskap finns om processens nuläge är det dags att ta fram ett effektivare och bättre framtida processflöde. Inom Leankonceptet finns då en mängd olika principer och tillvägagångssätt som kan tillämpas utifrån den aktuella situationen. Det kan handla om eliminering av slöserier, förändring av partistorlekar, reducering av ställtider, balansering och taktning av flöden, införande av dragande system etc. Slutligen etableras en struktur för processarbete baserad på standardisering av arbetet i processen, skapandet av ordning och reda, införande av systematiskt underhålls- och förbättringsarbete, upprättande av avvikelsestyrning samt uppbyggnad av en strategiskt förankrad daglig styrning. Som grund för allt detta finns en mycket stor och viktig kunskapsmassa som enklast kan inhämtas från Leankonceptet.
Du som ska arbeta med processutveckling bör därför se till att du först bygger upp en gedigen kunskap om Lean. Läs gärna den skrift jag tagit fram om processutveckling. Hör dessutom gärna av dig om du vill har råd och hjälp att finna bästa vägen framåt
Min erfarenhet är att det dessutom måste finnas en viss förbättringsmognad i en verksamhets ledning för att förbättringsarbete på processnivå överhuvudtaget ska ha förutsättning att lyckas. Att arbeta med processutveckling innefattar nämligen ofta en hel del människor samt hantering av deras beteenden, den kultur de verkar i och hur de leds. Finns inte denna nödvändiga mognad och ett visst mått av ledningsengagemang är det ofta bättre att initialt börja med att driva förbättringar utifrån ett rent problemlösningsperspektiv. Ett mycket bra sätt att snabbt bygga engagemang är då att välja ut strategiskt viktiga problem och lösa dessa i specifikt sammansatta förbättringsprojekt under ledning av förbättringsledare med gedigen kompetens. Med fördel kan ett sådant arbete utgå ifrån Sex Sigma-metodiken.
Förr eller senare behöver dock förbättringsarbetet lyftas till processnivå. Grunden för verksamhetens framgång bygger ju på huruvida dess processer har förmåga att leverera det värde som dess kunder efterfrågar till minsta möjliga resursåtgång. Säkrast är då att arbeta process för process och sätta samman team/projektgrupper som initialt hanterar en process i taget. Senare kan arbetet växlas upp och dessa processer allt mer flätas samman. Viktigt är dock att arbetet hela tiden sker på ett kontrollerat och säkert sätt. En stor risk är nämligen att man startar upp något som man inte mäktar med och därigenom aldrig uppnår resultat och framgång. Ett sådant förfarande riskerar att äventyra hela processutvecklingsarbetet.
Personligen utgår jag från några centrala steg som ligger som grund vid utveckling av processer, då jag lär ut eller skriver böcker om detta. Det första och mycket betydelsefulla steget är att förstå det värde som den aktuella processens förväntas leverera. Centralt är att studera situationen utifrån ett kundperspektiv. Först därefter kan man framgångsrikt gå vidare och analysera processens nuläge. Som grund för detta arbete finns en mängd olika verktyg. Det mest kända är värdeflödesanalys, men det finns även många andra viktiga verktyg. Hur man bäst går tillväga beror helt och hållet på vilken situation processen befinner sig i.
När god kunskap finns om processens nuläge är det dags att ta fram ett effektivare och bättre framtida processflöde. Inom Leankonceptet finns då en mängd olika principer och tillvägagångssätt som kan tillämpas utifrån den aktuella situationen. Det kan handla om eliminering av slöserier, förändring av partistorlekar, reducering av ställtider, balansering och taktning av flöden, införande av dragande system etc. Slutligen etableras en struktur för processarbete baserad på standardisering av arbetet i processen, skapandet av ordning och reda, införande av systematiskt underhålls- och förbättringsarbete, upprättande av avvikelsestyrning samt uppbyggnad av en strategiskt förankrad daglig styrning. Som grund för allt detta finns en mycket stor och viktig kunskapsmassa som enklast kan inhämtas från Leankonceptet.
Du som ska arbeta med processutveckling bör därför se till att du först bygger upp en gedigen kunskap om Lean. Läs gärna den skrift jag tagit fram om processutveckling. Hör dessutom gärna av dig om du vill har råd och hjälp att finna bästa vägen framåt