Värdeskapande kvalitetsrevisioner lyfter ledningssystemet!

Jag brukar hävda att ett av ledningssystemets viktigaste skyltfönster är verksamhetens interna kvalitetsrevisioner. Dåliga revisioner som endast fokuserar på avvikelser, bygger på slentrianmässiga frågor och brister vad gäller intervjuteknik skapar med stor säkerhet en negativ upplevelse bland medarbetarna som lätt smittar av sig på synen på ledningssystemet och hela kvalitetsarbetet. Eftersom revisionen berör många medarbetare kan detta snabbt rasera förtroendet och inställningen till kvalitet runt om i verksamheten. Omvänt leder bra revisioner, som på ett konstruktivt och proaktivt sätt fokuserar på utveckling, förbättring och värdeskapande, till en positiv inställning till ledningssystem och kvalitet både bland medarbetare och chefer.
En kvalitetsrevision har två syften. För det första ska revisionen verifiera att det arbete som utförs stämmer överens med vad som fastställts i det aktuella ledningssystemet samt att detta arbete uppfyller tillämpliga standarders krav. Om så ej är fallet noteras avvikelser. För det andra ska revisionen utvärdera huruvida ledningssystemet är ändamålsenligt eller om det finns möjligheter att förbättra. Allt för ofta har tyvärr revisionsarbetet fastnat allt för mycket  avvikelsefokus. Viktigt är alltså att inrikta revisionsarbetet mer på förbättring och utveckling.

Bra revisioner fokuserar primärt på vad som är viktigt för verksamheten och dess kunder. En värdeskapande revision kännetecknas av att de avvikelser och förbättringsmöjligheter som lyfts fram är just de som bidrar mest till verksamhetens framgång och dess processers förmåga att möta sina mest prioriterade mål. Här spelar ett välgenomtänkt och strategiskt förankrat revisionsprogram en viktig roll. Om revisionsarbetet inte styrs strategiskt från högsta ledningsnivå är möjligheterna mycket små att uppnå rätt värde. Betydelsefullt är också att, i den enskilda revisionens planering, fokusera på vad som är av strategisk vikt för verksamheten. Mina två favoritområden att lägga rikligt med tid på vid revision är verksamhetens ledningsarbete samt dess förbättringsarbetet. Dessa två områden säger väldigt mycket om hur bra en verksamhets ledningssystem fungerar.

Av stor betydelse är att involvera rätt personer i revisionsarbetet. Genom att låta personer från olika kompetensområden ingå i revisorteamet skapas goda förutsättningar för mångsidiga och varierande revisioner. Dessutom leder detta till ett revisionsarbete som är bättre förankrat runt om i organisationen jämfört med då det utförs av revisorer som alla är knutna till en kvalitetsavdelning. Att även involvera ledningspersoner i revisionsarbete ger både revisionen auktoritet och ledningen viktig kunskap om hur verksamheten fungerar.

Ett annat område som är betydelsefullt att utveckla då kvalitetsrevisioner ska förbättras är själva genomförandet. Variation i tillvägagångssätt och dynamik är här av stor vikt. Att lära olika revisionsmetodik och dessutom berika revisionsunderlaget är då centralt. Dessutom kan ofta betydande förbättringar göras av arbetssätt, intervjuteknik och de enskilda revisorernas beteenden och agerande. Bra revisioner utvärderas och förbättras kontinuerligt.

Slutligen är välfungerande avvikelsehantering en mycket kritisk framgångsfaktor. Här krävs en välutvecklad problemlösningsförmåga, gedigen kompetens och avsatta resurser. Bra avvikelsehantering omvandlar jobbiga avvikelser till positiva förbättringar och fina resultat. Dålig avvikelsehantering leder till fixande och trixande samt frånvaro av resultat. Bästa sättet att säkerställa problemlösningsförmågan upplever jag är att använda Sex Sigma som kunskapskälla.

Jag rekommenderar att du som vill lära mer om hur man genomför och utvecklar värdeskapande kvalitetsrevisioner följer vår revisionskurs. Jag kommer själv att hålla denna kurs nästa gång den går, vilket är 26-28 november. Mer information om kursen finner du här.

Senaste inläggen

Bloggarkiv