Verkningsfullt förbättringsarbete utgår ifrån en tydlig förbättringsprocess

Alla talar om vikten av att ständigt arbeta med förbättringar. Alla kvalitetsmodeller talar om förbättringsarbete. Allt för ofta är det dock mer ord än handling. Förbättringsarbete handlar mycket om systematik, struktur och metodik men också om kultur, kompetens, medarbetarskap och ledarskap. En verksamhet lär aldrig bli färdigförbättrad. Nya möjligheter att bli bättre kommer alltid att dyka upp. Därför krävs det ständig förbättring av hur man arbetar med ständiga förbättringar!

Förbättring sker i stor utsträckning steg för steg. Stegen kan vara både stora och små. Förbättring handlar om innovativt nytänkande, problemlösning och processutveckling. Ibland är förbättringsarbete enkelt och uppenbart. Ibland svårt och komplex. Förbättringar drivs lokalt i alla delar av en verksamhet, men också tvärfunktionellt utifrån ett helhetsperspektiv.

Viktigt är att se förbättringsarbetet som en process. Denna process är i mina ögon verksamhetens betydelsefullaste process, då även den bästa av verksamheter långsiktigt stagnera och utarmas utan ett välfungerande förbättringsarbete. Förbättringsprocessen bör självklart vara välgenomtänkt och dokumenterad samt är en central del av ett ledningssystem för kvalitet. Något som aldrig upphör att förvåna mig, är dock att just denna process i praktiken ofta är mycket otydlig eller till och med saknas.

Förbättringsprocessen kan se lite olika ut i olika verksamheter. Det finns dock en hel del generiskt att lära då man studerar och jämför välfungerande förbättringsprocesser. Jag lyfter ofta fram tre avgörande dimensioner. Där finns strukturen, metodiken och kulturen. Utöver detta krävs givetvis en stark koppling till strategi och ledning.

Strukturen handlar om att ett välfungerande förbättringsarbete måste organiseras och bli en naturlig del i vardagsarbetet i verksamheten. En infrastruktur som möjliggör och skapar ett organisatoriskt ramverk för förbättringsarbetet. Förbättringar ska kunna drivas på olika nivåer och i olika konstellationer. Här ser vi åtminstone tre nödvändiga nivåer;
  • Lokala förbättringsgrupper där medarbetarna arbetar med förbättringar lokalt på den egna arbetsplatsen tillsammans med sina ordinarie kollegor.
  • Tvärfunktionella förbättringsgrupper där specifikt sammansatta förbättringsprojekt organiseras med avsikt att lösa problem i processer och flöden.
  • Tvärorganisatoriska förbättringsgrupper där totala värdekedjor utvecklas i samverkan med kunder och leverantörer.
På samtliga nivåer ser jag tre nödvändiga roller i förbättringsarbetet. En utförande roll som handlar om att involvera alla berörda medarbetare. Det är här det operativa förbättringsarbetet bedrivs. En styrande roll som utgörs av verksamhetens chefer vilka har ett strikt ansvar för att den verksamhet de är chef för ständigt utvecklas och förbättras. Som chef är man uppdragsgivare och beställare av förbättringsarbetet och har som uppgift att styra, skapa förutsättningar för och följa upp förbättringsarbetet. Slutligen krävs en stödjande roll bestående av kompetenta och erfarna förbättringsledare och -samordnare som stöttar pågående förbättringsaktiviteter. En roll som även bör ha en god förankring i förändringsledning.

Metodiken handlar om att det måste finnas ett systematiskt och strukturerat sätt att bedriva förbättring och problemlösning på. Dels krävs en enhetlig förbättringsmodell så som DMAIC eller PDCA och dels krävs tydliga rutiner och instruktioner för hur förbättringsaktiviteter ska identifieras, prioriteras, initieras, drivas, följas upp och rapporteras. Metodiken innefattar dessutom en stor mängd problemlösnings- och förbättringsverktyg för vilka en gedigen kompetens måste byggas upp inom de roller som utgör förbättringsprocessens infrastruktur.

Kulturen handlar slutligen om att etablera ett ledarskap och medarbetarskap för ständig förbättring. Förutsättningar för en stark förbättringskultur är delaktighet, engagemang, tillit och gemensamma värderingar. Centralt är också ett tydligt ansvarstagande, samverkan mellan individer både lokalt och tvärfunktionellt samt helhetssyn. Att bygga en förbättringskultur tar lång tid varför långsiktighet och kontinuitet spelar en totalt avgörande roll för att framgång skall nås.

Själv ger jag löpande en mängd utbildningar och seminarium inom detta område. Sandholm Associates Kvalitetschefskurs är det bästa sättet att lära förbättringsarbete på ett strategiskt plan. Vill du lära operativt förbättringsarbete rekommenderar jag vår Black Belt-utbildning och vår Leanledarutbildning. Jag kommer även gärna till din ledningsgrupp och håller seminarium om hur ni kan bygga upp ett effektivt och verkningsfullt förbättringsarbete. Nu är det hög tid att börja planera och anmäla dig inför höstens kompetensutveckling!

För dig som vill veta mer kommer jag att hålla ett kostnadsfritt After Work i vårt utbildningscenter i Stockholm den 11 juni. Temat är "Så etablerar du en verkningsfull förbättringsprocess i din verksamhet". Just nu finns det bara några få platser kvar så anmäl dig snarast om du vill vara med. Om vädret är bra planerar vi även för att grilla på vår innergård i samband med detta event.

Vill du ha hjälp och råd om hur du och din organisation kan utveckla en verkningsfull förbättringsprocess är du dessutom som vanligt alltid välkommen att höra av dig till mig!

Senaste inläggen

Bloggarkiv