Accelerera verksamhetens förbättringsförmåga!
Vi lever i en värld som förändras allt snabbare. Historiskt gick utvecklingen långsamt. Då var det möjligt att hänga med genom den naturliga evolutionen och en gnutta sunt förnuft. Nu är läget annorlunda. Kundernas krav, omvärlden, tekniken, det ekonomiska läget, konkurrensen och mycket annat förändras oupphörligt i en hastighet som dessutom blir allt högre. Situationen kan hanteras på två olika sätt. Antingen tvingar vi oss själva att ”springa” allt fortare för att hänga med eller söker vi nya och smartare sätt att bedriva arbetet på. Det förstnämnda sättet leder tyvärr med största säkerhet till att människorna kommer i kläm. En viss tid går det kanske att hålla nivån genom att endast öka tempot, men ganska snart kommer verkligheten ikapp som följd av att slitaget på både medarbetare och chefer blir enormt. Förr eller senare försvinner möjligheterna att hänga med en värld som förändras allt snabbare. Ett läge uppstår, då den totala krisen och verksamhetens kollaps är ett faktum.
Det andra sättet handlar om att istället ständigt finna bättre och smartare sätt att arbeta på, något som ställer stora krav på verksamhetens förbättringsförmåga. En verksamhet med god förbättringsförmåga har stora möjligheter att tackla de hinder och utmaningar som denna möter. Genom systematisk förbättring, faktabaserad problemlösning, värdeskapande processutveckling och innovation finns stora möjligheter att ligga på framkanten av omvärldens förändringar samt att därigenom uppnå hållbar framgång och en relativt behaglig tillvaro.
Den kritiska frågan är då, vilket jag skrivit många inlägg om, hur verksamhetens förbättringsförmåga ska kunna ökas. För att överhuvudtaget kunna diskutera detta krävs först och främst förståelse för vad det är som bygger upp denna förmåga. Detta är något som man självklart kan formulera och uttrycka på olika sätt. Själv brukar jag lyfta fram tre huvuddimensioner som enligt min erfarenhet utgör grunden för en verksamhets förbättringsförmåga. I detta inlägg tänkte jag diskutera dessa kortfattat. Vill du fördjupa dig mer håller jag flera utbildningar där vi under något år gräver oss djupare ner i detta…
1. Ledarskap och strategi. All erfarenhet visar att framgångsrikt förbättringsarbete handlar oerhört mycket om det ledarskap som finns i verksamheten. Vad vi ser i de organisationer som lyckats väl och lyfts fram som förebilder är ett ledarskap grundat i kvalitet, kundfokus och ständiga förbättringar. Detta är något som alla existerande kvalitetsmodeller och samtlig forskning inom kvalitetsområdet tydlig betonar. Redan för närmare 100 år sedan tryckte Walter Shewhart hårt på ledarskapets betydelse för kvalitetsutvecklingen i sina böcker, så det är dessutom inte någon direkt ny insikt…
Detta till trots visar fortfarande många studier att den vanligtvis största utmaningen i våra verksamheters förbättringsarbete är just ledningens engagemang, förståelse och aktiva deltagande. Här finns alltså ett stort behov av att utveckla ett annat och bättre ledarskap i många verksamheter. Och detta handlar inte bara om förbättringsförmågan utan minst lika mycket om det goda ledarskapet i sig, då den yttersta färdigheten hos en framgångsrik ledare torde vara att uppnå de för verksamheten viktigaste resultaten, vilket i sin tur handlar om förmågan att driva rätt förbättringar på rätt sätt. Oerhört centralt är också att verksamhetens ledning på ett systematiskt sätt kan knyta samman det förbättringsarbete som bedrivs med verksamhetens mål, strategier och visioner. För att överhuvudtaget kunna tala om förbättringar måste det ju säkerställas att förbättringsarbetet inriktas mot det som är viktigast. Min rekommendation är här att lära från Sex Sigmas tydliga strategiska och resultatfokuserade arbetssätt.
2. Infrastruktur och kultur. Ett verkningsfullt förbättringsarbete behöver organiseras. Att driva förbättringar ad hoc fungerat inte. En kritisk faktor i detta är att förbättringar behöver kunna drivas på olika nivåer om de fina resultaten ska uppnås. Lokala förbättringsgrupper krävs för att mindre lokala utmaningar ska kunna hanteras i vardagen, men räcker inte särskilt långt då många av en organisations stora förbättringsmöjligheter är tvärfunktionella. Att skapa möjlighet att arbeta med tvärfunktionella förbättringar är därför av största betydelse om betydande resultat och effekter ska kunna uppnås. Detta är ett område där det finns mycket att lära från Sex Sigmas projektdrivna systematik. Slutligen krävs även en god förmåga att kunna arbeta utåt med förbättringar i partnerskap med externa kunder och leverantörer. Något som ställer stora krav på kunskap om globalt vedertagen förbättringsmetodik så som Lean och Sex Sigma.
En annan del av en verksamhets förbättringsinfrastruktur är införandet av tydliga roller med väldefinierade ansvar och befogenheter. Förutom tydliggörande av ledningens, chefernas och medarbetarnas roller är det av mycket stor betydelse att inrätta stödjande roller i form av förbättringsledare och -samordnare. Här kan man med fördel låta sig inspireras av Sex Sigmas rollstruktur.
Slutligen handlar god förbättringsförmåga mycket om att etablera en stark kvalitets- och förbättringskultur i hela verksamheten. En komplex och svår uppgift då en kultur är något som behöver förtjänas. I grunden handlar dock kulturbyggandet mycket om att skapa största möjliga delaktighet i ett systematiskt förbättringsarbete som leder till fina resultat vilka engagerar, sporrar och övertygar på alla nivåer.
3. Metodik och förbättringskunskap. Med bara sunt förnuft kommer man inte långt förbättringsmässigt. Särskilt inte i dagens komplexa verklighet. En god förbättringsförmåga ställer mycket stora krav på förbättringskunskap, något som jag upplever att man väldigt ofta inte förstår i dagens verksamheter. Edwards Deming tydliggjorde detta långt tillbaks i tiden då han myntade begreppet profound knowledge och därigenom försökte synliggöra den absolut nödvändiga metakunskap som krävs om en verksamhet systematiskt ska kunna utvecklas.
Deming beskrev denna kunskap utifrån fyra centrala dimensioner. Systemtänkande som handlar om förståelse för den helhet som organisationen utgör och befinner sig i, statistiskt tänkande som handlar om förståelse för variationer, risker, samband etc, psykologiskt tänkande som handlar om förståelse för de människor som finns i och runt organisationen samt ett vetenskapligt tänkande som handlar om hur man systematiskt och faktabaserat ska arbeta med förbättring och utveckling. Som grund för detta finns ett omfattande kompetensområde med tillgång till mängder av olika kunskaper, metoder och verktyg. Idag finns allt detta relativt lättillgängligt att lära genom Sex Sigma och Lean.
Vill du läsa mer om detta har jag satt samman tre skrifter som behandlar förbättringsarbetet utifrån de tre nyckelområdena strategisk kvalitetsledning, faktabaserad problemlösning och värdeskapande processutveckling. I dessa finner du både mer fakta, men också en mängd intervjuer och reportage från framgångsrika verksamheter. Det finns även en sammanfattande skrift på engelska som berör alla de tre nyckelområdena. Skrifterna finns att ladda ner här.