Förbättringar uppstår inte av sig själv!
Ganska ofta funderar jag över hur en del ledningar egentligen tänker och resonerar. I förmodligen alla verksamheter är det en självklarhet att det inte räcker att endast bevara det vi har idag. I en värld med accelererande förändringar runt om oss, är kraven på att ständigt utvecklas och förbättras enorma. De varor, tjänster och processer som är bra idag, kommer inte per automatik att förbli bra även i framtiden. Behovet av ett systematiskt och verkningsfullt förbättringsarbete accelererar i takt med förändringarna i omvärlden. Den förbättringsförmåga som är bra idag kommer därigenom inte heller att vara tillräcklig i framtiden. Behovet av att förbättra förbättringsförmågan accelererar.
Detta till trots sker det förvånansvärt lite systematiskt förbättringsarbete inom väldigt många verksamheter. Samtidigt som det ofta ganska urskillningslöst inversteras stora pengar i mängder av andra saker, vilka man hoppas ska ge effekt. Exempel på sådant är stora omorganisationer, mycket omfattande konsultinsatser och införande av dåligt kravställda IT-system. Situationen är enligt min erfarenhet i princip lika illa inom offentliga och inom privata organisationer. Skillnaderna mellan individuella organisationer är dock enorm. Jag möter å ena sidan verksamheter som har ett fantastiskt förbättringsdedikerat ledarskap. Verksamheter som håller absoluta världsklass i sitt förbättringsarbete. Fast å andra sidan möter jag också allt för många organisationer, vilka det går desto trögare för. Ofta pratas det då mycket om kunder, kvalitet och ständiga förbättringar. Tyvärr blir detta dock i en hel del fall inte mer än fina ord.
Över åren har jag skrivit mängder med artiklar och böcker om behovet av att förbättra. Jag har flaggat upp för specifika orsaker till detta, så som kriser vilka behöver mötas med målmedvetna förbättringsinsatser istället för med kortsiktiga kostnadsnedskärningar, hotbilder i form av en accelererande kvalitetsutveckling i bl a Kina som behöver mötas genom förbättringsarbete i världsklass istället för med protektionism, hållbarhetsutvecklingen i världen som behöver drivas utifrån systematisk förbättring istället för genom politiska åsikter samt digitalisering som behöver hanteras som verksamhetsutveckling istället för att bli ett tekniskt självändamål. Ibland kan jag inte låta bli att känna frustration över att inte mer händer, när behovet är så enormt stort. Samtidigt vet jag att den förändring och insikt som behövs i ledarskapet tar tid.
Föst och främst är det viktigt att förstå att förbättringar, goda resultat och framgång inte bara uppstår av sig själv. Verksamheter som verkligen lyckats har satsat hårt och målmedvetet. Det handlar om investeringar i en förbättringsförmåga som bär frukt. Vad detta handlar om finns idag mycket väl beskrivet. Ytterst krävs framför allt tid och kunskap. Något som egentligen är självklart. Har man inte tid avsatt och den kunskap som krävs för att driva förbättringar kommer man aldrig att uppnå några fina förbättringsresultat.
Det område som för många verkar vara allra svårast att förstå, är det mycket stora behov av kunskap som finns, om man ska lyckas med förbättring, problemlösning, processutveckling och innovation. I närmare hundra år har olika förgrundsgestalter inom kvalitetsrörelsen tydligt kommunicerat detta. Shewhart, Juran, Deming, Crosby, Harrington, Ishikawa, Kano, Watson etc. Listan på pionjärer och stora tänkare som alla tydliggjort behovet av ett kunskapsförankrat förbättringsarbete kan göras mycket lång. Trots detta verkar fortfarande en del individer tro att man kan komma långt med bara sunt förnuft. I mina ögon en inställning som i sig vittnar om i det närmaste total okunskap. I nivå med att hävda att vården skulle klara sig utan sjuksköterskor och läkare och bara nyttja sunt förnuft…
För att få igång ett verkningsfullt förbättringsarbete krävs följaktligen ett lärande på högsta nivå. Därför måste man acceptera nuläget och börja arbeta utifrån detta. Drivkraften för lärande, insikt och framväxande övertygelse handlar om att snabbt uppnå resultat. Därför är det resultat man ska fokusera på. Enklaste sättet att resultat är att börja där det ”gör mest ont”. Detta handlar om att identifiera och eliminera kvalitetsbristkostnader. För att lyckas krävs tvärfunktionella förbättringsinitiativ, något som i sin tur kräver god förmåga att driva, utifrån de aktuella problemen tvärfunktionellt sammansatta, förbättringsprojekt.
Genom att lägga all fokus på sådana förbättringar som ger mätbara effekter och levererar finansiella resultat växer snabbt ledningens intresse och vilja att göra mer. Det är alltså inom detta område man initialt ska satsa. Lägg tankarna om fina verksamhetsomspännande förbättringsorganisationer och lokala förbättringsgrupper som inkluderar alla på hyllan tills vidare. Utan mycket starkt ledningsengagemang kommer sådana satsningar ändå aldrig att bli riktigt framgångsrika. Detta är givetvis viktiga områden som vi senare ska återkomma till, men först måste vi bygga engagemanget. Och den säkraste vägen dit handlar om att snabbt uppnå resultat.
Hur vi ska lyckas med dessa tvärfunktionella förbättringar är faktiskt inte särskilt svårt. Två saker ser jag dock som totalt avgörande. Att identifiera de rätta förbättringsprojekten med stor potential samt att säkerställ att kompetens, förmåga och tid att lösa dessa finns på plats. Vill man inte uppfinna hjulet på nytt finns allt detta i ”färdig förpackning” via Sex Sigma-konceptet och närmare bestämt genom Black Belt-utbildningar. Ett arbetssätt som funnits att tillgå i 35 års tid och idag är väldigt beprövat. Läs gärna mer om detta och ta del av en mängd goda exempel, i den skrift som jag sammanställt med mer information.
Det finns inte heller något skäl att vänta. Att inte börja nu innebär bara att man skjuter möjlighterna att uppnå fina resultat framför sig. Jag har mött vissa som gjort just så i många år. För den somm vill finns det givetvis alltid något man kan skylla på. Covid-19, finansiella problem och/eller allt för mycket att göra just nu är några vanliga. Alla dessa är dock bara undanflykter. Det kommer inte att bli bättre av sig själv. Något som även gäller förutsättningarna att börja förbättra!
Hör gärna av dig om du vill diskutera detta mer!